Secrétaire général / secrétaire générale (h/f)

CONTEXTE ET FINALITE DU POSTE :

Le Secrétaire Général occupe une fonction stratégique d’appui à la Direction de l’Institut Régional de Réadaptation, qui comporte trois filières, locomoteur adultes, neurologie adulte et pédiatrie, réparties sur trois sites, Nancy, Lay St Christophe et Flavigny.

Sous l’autorité du Directeur d’établissement, le Secrétaire Général pilote la gestion administrative, financière, hôtelière et technique de l’établissement.

Il veille à la bonne application des orientations de la Direction, organise et supervise les activités placées sous sa responsabilité.

Membre du Comité de Direction de l’établissement, il veille à la bonne application des consignes institutionnelles et à la cohérence des procédures internes, garantissant la qualité, la sécurité et l’efficience du fonctionnement de l’établissement.

Il contribue activement à l’atteinte des objectifs de l’établissement, dans un contexte de tension économique et de plan de retour à l’équilibre, suivi en lien avec la Direction Régionale de l’UGECAM Nord-Est et la Direction Nationale du Groupe.

MISSIONS PRINCIPALES :

I. Gestion administrative et budgétaire

1. Administration générale

Participer activement au développement et à la mise en place des processus administratifs, et en assurer la supervision ;
Assurer la coordination des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de la direction d’établissement ;
Être garant des procédures administratives internes ;
Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires institutionnels et opérationnels ;
Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires dans son périmètre ;
Centraliser les informations et assurer une veille administrative et réglementaire dans son domaine d’activité

2. Pilotage budgétaire et financier (médico-économique)



Préparer et assurer le suivi de budget(s) de l’établissement, en lien étroit avec les services de la Direction Régionale de l’UGECAM ;
Élaborer et suivre les demandes de subventions et conventions associées ;
Développer et analyser des tableaux de bord financiers et de pilotage et en assurer la cohérence, l’appropriation et le suivi ;
Veiller à la diffusion d’indicateurs auprès de la Direction, de l’encadrement, voire des équipes ;
Suivre les résultats financiers des filières et proposer des évolutions et ajustements pour améliorer l’efficience économique de l’établissement ;
Participer à l’élaboration de l’EPRD et en assurer le suivi du respect de la trajectoire ;
Rendre compte régulièrement sur l’état d’avancement de l’EPRD et alerter la Direction d’établissement en cas d’écart(s).

II. Encadrement et pilotage des secteurs placés sous sa responsabilité

Le Secrétaire Général encadre et anime les responsables des services administratif et logistique, techniques, ainsi que des prestations hôtelières et services aux patients associés.

Il veille à favoriser la coopération et la transversalité entre ces services afin d’assurer la cohérence et l’efficacité du fonctionnement global de l’établissement.

Il accompagne les équipes dans le développement de leurs compétences et dans la conduite du changement, en cohérence avec les orientations stratégiques de la Direction d’établissement et de la Direction Régionale de l’UGECAM Nord-Est.

Il devra par conséquent superviser les missions suivantes :

1. Activité immobilière et technique

Proposer et suivre le plan d’investissement ;
Suivre les projets immobiliers de l’établissement ;
Organiser et superviser l’ensemble des activités logistiques et immobilières : entretien des bâtiments, maintenance des équipements non médicaux, restauration, blanchisserie, entretien des locaux ;
Veiller à la qualité du service rendu aux patients et à la bonne remontée des informations vers la Direction des soins ;
Analyser les retours patients relatifs aux éléments techniques et logistiques et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;
Contrôler la bonne utilisation des outils de pilotage (prévisions, consommations, suivi des stocks) ;
Gérer les situations imprévues ou urgentes et prévoir des organisations dégradées ;
Suivre les prestations contractuelles et signaler tout dysfonctionnement au Directeur d’établissement.

2. Activités hôtelières et services aux patients associés

Piloter les prestations hôtelières (la restauration, la lingerie, le nettoyage de l’établissement) et l’accueil des patients ;
Contrôler la facturation des chambres particulières et des prestations annexes (repas accompagnants, etc.) en lien avec les unités d’hospitalisation ;
Analyser les retours patients relatifs aux prestations d’accueil et hôtelières et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;
Etre force de proposition dans la politique d’amélioration des services aux patients.

3. Gestion administrative (achats/marchés) et ordonnancement

Définir, en collaboration avec le Directeur des soins, les besoins d’achats des...