Assistant.e projets administratif et financier (h/f)

En appui des chargé.e.s de projet, les missions de l'Assistant projets Administratif et Financier H/F sont les suivantes :

Gestion administrative

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets

• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques

• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions

• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,

• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,

• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne



Gestion budgétaire et financière

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,

• Mise à jour du journal de dépenses du projet et rapprochement avec les données comptables

• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers

• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets

• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.

• Tient à jour les tableaux de bord existants,

• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).



Gestion logistique

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)

• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets, ...

• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,

• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation, ...

• Applique les procédures d’achat interne et externe.

Appui transversal :

• Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, etc...) et du département.


Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend :

* Gouvernance démocratique, économique et financière.
* Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
* Climat, agriculture et développement durable.
* Santé et développement humain.

Rattaché à la Direction des opérations et au département Capital humain et Développement social, l'assistant.e de projet administratif et financier intégrera le pôle Formation Professionnelle, Insertion et Emploi, sous la supervision hiérarchique de la Responsable de pôle adjointe.


Formation & Expérience

Formation Bac +2/3 minimum en gestion, comptabilité, administration, relations internationales.

Une expérience professionnelle de 2 à 3 ans dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur public, la coopération internationale ou les ONG est un plus.

Compétences techniques

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel, Word).

Familiarité avec le suivi budgétaire et la gestion documentaire.

Langues

Connaissances professionnelles en anglais et espagnol (écrit et oral).

Aptitudes personnelles

Rigueur

Grand sens de l’organisation et de la confidentialité.

Réactivité, autonomie, et capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.

Très bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles.


Le poste est basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris

La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :

* Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
* Une part variable de 3% du salaire brut annuel
* Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
* Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
* Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun ou une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
* Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
* La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine selon les règles en vigueur dans l'agence.
* Une prime de vacances annuelle de 450 euros.