Agent administratif polyvalent accueil etat-civil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi La commune de Neuilly Saint Front recrute un agent administratif polyvalent.
Placé sous la responsabilité de la secrétaire générale de mairie, et en lien avec Madame le Maire, l'agent en charge de l'accueil, de l'état civil et des élections assure l'accueil physique et téléphonique des usagers Missions / conditions d'exercice Missions
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion des demandes diverses liées aux formalités administratives,
- Gestion du courrier et des mails,
- Gestion et réservations des salles et prêt de matériels,
- Tenue de l’affichage règlementaire,
- Publication sur les réseaux sociaux,
- Traitement des dossiers CNI/ Passeports et gestion des RDV
- Instruction et la constitution des actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, baptêmes républicains, changements de noms et de prénoms, reconnaissances avant et après naissance, livrets de famille, décès et transcription de décès, certificats de vie certificats de résidence, certificats d’hérédités, vente de concessions funéraires, traitements des demandes d’actes y compris via le logiciel dédié, apposition de mentions marginales, rectifications d’erreurs matérielles……),
- Assurer la tenue des divers registres,
- Gérer le recensement militaire,
- Établir les attestations d’accueil,
- Assurer l’authentification de documents : copies conformes, légalisation de signatures…
- Réceptionner et transmettre les actes demandés et les livrets de famille,
- Assurer la gestion de cimetière (gestion des demandes d'inhumation/exhumation, crémation et fermeture de cercueil, attribution de concessions funéraires, tenue des registres cimetière via un logiciel dédié),
- Participer à l’organisation des élections, assurer le secrétariat d’un bureau de vote et gérer les inscriptions électorales tant sur support papier que via le logiciel dédié,

Tâches complémentaires
- Peut être amené à intervenir en remplacement des agents d’accueil pour l’accueil des administrés.

Contraintes spécifiques :
Permanence le samedi matin
Disponibilité lors des scrutins Profils recherchés Savoirs : connaissances théoriques : Formation ou connaissances en matière de :
- Maîtriser la règlementation dans les différents domaines d’activité du service (procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux mariages, PACS, recensement militaire et de la population, au funéraire….),

Savoir-faire : connaissances pratiques nécessaires pour assurer le poste
- Maîtriser les applications informatiques et la bureautique
- Maîtriser la rédaction administrative
- Respecter les délais réglementaires
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Gérer les relations avec les services de l’état

Savoir être : comportement, relationnel, qualité personnelle :
- Sens du service public
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie dans l’activité quotidienne
- Esprit d’initiative, anticipation,
- Méthode, organisation, rigueur, réactivité,
- Capacité à s’adapter, polyvalence
- Capacité à travailler en équipe (Bureau partagé)
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communication, capacité d’écoute et de compréhension