RESPONSABILITÉS :
Sous l'autorité de la Responsable du service Vie Associative (dont associations sportives), service composé d'une responsable et de 3 agents polyvalents, vous assurez l'accueil, le secrétariat et le suivi des demandes des interlocuteurs du service.
Missions principales :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
• Gérer au quotidien la boite mail du service et traiter les demandes des différents interlocuteurs : associations, particuliers, syndics, etc.
• Gérer le planning des mises à disposition des locaux via le logiciel GMA Consulting en polyvalence sur le service
• Planifier et organiser les remises de clés
• Élaborer ou mettre à jour des documents administratifs (courriers, conventions, contrats, tableaux de suivi, etc.)
• Veiller au respect des circuits administratifs et délais nécessaires pour signatures (depuis la mise des courriers en parapheur jusqu'à leur envoi)
• Suivre les demandes d'interventions diverses dans les locaux : accès aux salles, interventions techniques, wifi...
• Assister l'équipe sur le traitement des demandes d'évènements (fiche projet, demande de matériel, etc.)
Missions secondaires :
• Participer aux manifestations communales telles que le forum des associations et certains événements associatifs
• Saisir des bons de commande
• Assurer une partie de la régie du service
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme : bac +2 ou compétences équivalentes
Compétences
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook...)
- Gestion des priorités
- La maitrise du logiciel GMA Consulting serait un plus, si non formation en interne
Qualités :
- Capacités de gestion et d'organisation
- Capacités relationnelles et sens du service public
- Polyvalence, dynamisme
Disponibilité ponctuelle certains soirs et WE (manifestations communales).
Poste ouvert aux titulaires ou à défaut aux contractuels dans le cadre d'emploi des Adjoints administratifs.
Rémunération statutaire - IFSE - Restaurant municipal - CNAS - Protection sociale
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