Assistant projet europeen en sante - h/f

Mission principale

Au sein du Département Stratégie et Partenariats, sous la supervision de la Responsable du Pôle Europe, vous apporterez un appui aux activités du consortium pour le compte de l’ANRS MIE. Un fonctionnement articulé avec l’assistante actuellement en poste au sein du département sera mis en place, afin d’assurer la continuité de service et la bonne coordination des activités.

Activités principales

· Travailler en étroite collaboration avec l’assistante actuellement en poste au sein du département, afin d’assurer la continuité de service et une coordination efficace entre les activités liées au projet BE READY NOW et celles du département Stratégie et Partenariats.

· Appuyer le Pôle Europe de l’ANRS MIE dans la mise en œuvre des projets BE READY NOW et d’autres projets européens ;

· Apporter un appui au suivi des volets administratifs et financiers de BE READY NOW et d’autres projets européens ;

· Apporter un appui pour le suivi et la mise à jour des listes de contacts des partenaires et leur accès à l’espace Sharepoint du projet ;

· Apporter un appui logistique à l’organisation des réunions de consortium (assemblées générales, réunions, etc.) en distanciel et en présentiel (demandes de devis, appui logistique sur place) ;

· Apporter un appui dans la collecte et synthèse des documents financiers en vue du rapport périodique ;

· Apporter un appui dans la collecte et le classement des pièces justificatives d’un projet européen : listes de présence, documents, classement des mails ;

· Apporter un appui dans la gestion de plateformes informatiques et des outils de travail en réseau (espace Sharepoint )

Gestion d’agenda et organisation de RV :

· Organisation de déplacements et gestion des missions ;

· Planification et organisation des réunions (contact des personnes et gestion des conflits d'agenda, réservation salles, gestion et suivi de la logistique) ;

· Appui à la rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions.

Gestion Financière :

· Procéder aux opérations d’engagement des commandes (missions, frais de colloques) via SIFAC (Inserm), suivre et valider les dépenses engagées ;

· S’assurer que tout frais engagé est conforme à la politique d’achat en vigueur à l’Inserm ;

· Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs ;

· Archiver toutes les factures et pièces justificatives des dépenses.