Assistant(e) copropriete h/f

Missions principales
L’assistante de copropriété assure le suivi administratif, technique et relationnel des immeubles
en copropriété. Elle travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire de copropriété pour
garantir la bonne gestion des immeubles et la satisfaction des copropriétaires.
Responsabilités et tâches
• Gestion administrative :
o Rédaction et envoi de courriers et courriels
o Rédaction de l’ordre du jour général en autonomie et en collaboration avec le
gestionnaire pour les résolutions spécifiques
o Mise à jour des dossiers des copropriétés et suivi des documents légaux.
o Préparation des assemblées générales (réservation de salles, préparation du
dossier d’assemblée générale, envoi des convocations, suivi et saisi des
formulaires, pouvoirs), gestion de la GED et de l’extranet (vote en ligne)
o Traitement des assemblées générales : réalisation de la fiche après AG diffusion
des PV, enregistrement des mandats, mise à jour GED et CS
o Mise à jour collab des décisions AG
o Prise de RDV, organisation de réunions, tenue des agendas
o Archivage, classement
o Gestion des clés
o Facturation des badges/émetteurs/clés
• Suivi technique :
o Rédaction, envoi et suivi des demandes d’interventions, de devis et suivi de leur
bonne réalisation ou réception depuis collab
o Déclaration de sinistre et suivi avec le gestionnaire
• Relationnel :
o Accueil téléphonique et physique des copropriétaires, fournisseurs et
prestataires.
o Envoi des devis après vérification, validation des factures auprès du CS
o Transmission des informations aux gestionnaires et suivi des demandes. Qualités et compétences attendues
Savoir-être
• Excellent relationnel
• Sens du service client
• Organisation et rigueur
• Réactivité et gestion des priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Envie d’apprendre et d’évoluer
Savoir-faire
• Capacités rédactionnelles
• Esprit d’analyse
• Aisance dans la gestion de plusieurs dossiers
• Bonne communication écrite et orale