Description du poste
Activités principales :
- Accueil physique
- Accueil téléphonique
- Réception de remise d'objets (colis…)
- Coordination en soutien avec la logistique
- Gestion des réservations des salles de réunion, visio et véhicules de service
- Gestion des produits de convivialité
- Suivi des prestations de nettoyage : contrôle de la prestation et renseignement des fiches de contrôle
- Appui administratif
Descriptif détaillé :
- Accueil physique du personnel de l'ARS Occitanie, de ses prestataires et de tout visiteurs extérieurs
- Accueil physique du public dans le respect des consignes du plan Vigipirate
- Accueil téléphonique du public : renseigner et orienter selon les demandes
- Maîtrise de l'organigramme de l'établissement et de ses missions.
Activités annexes :
- Petites tâches de secrétariat
- Aide à la gestion du courrier, en respect de la procédure dédiée
- Tenue et actualisation de fichiers divers (à la demande du responsable d'unité)
- Toute aide/suppléance nécessaire permettant d'assurer la continuité de service
Profil recherché
Vos compétences
Savoir-Faire :
Exemple : Maîtrise d'un outil informatique, d'un process, etc
- Mettre en œuvre les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Ecouter, analyser, reformuler la demande
- Recueillir et traiter l'information
- Utiliser les techniques de communication
Savoir-être :
Exemple : Travail en équipe, Intelligence émotionnelle, Gestion du stress, Esprit d'initiative, Créativité, etc
- Faire preuve de courtoisie,
- Faire preuve d'adaptation professionnelle
- Gérer des situations conflictuelles,
- Avoir l'esprit d'équipe
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