Vos missions en quelques mots En tant que Responsable du service Guichet Unique, placé sous l’autorité du Directeur adjoint et du Directeur, vous encadrez une équipe de 10 agents et assurez le pilotage global du service en lien étroit avec les services municipaux partenaires. Management et organisation du service • Encadrer, animer et organiser le travail de l’équipe : plannings, congés, entretiens annuels. • Accompagner les agents dans le développement du guichet unique (formation, pédagogie, rotation des postes). • Gérer les commandes de fournitures et de matériel et assurer le suivi des stocks. • Mettre en place des outils de suivi et d’amélioration de la relation usager. • Produire les statistiques annuelles d’activité du service. Pilotage et modernisation des procédures • Co piloter, en appui du Directeur et du Directeur adjoint, les projets structurants du service : démarche qualité, modernisation des procédures et dématérialisation. • Sécuriser les procédures et garantir la conformité juridique des actes. • Assurer un reporting régulier et des échanges transversaux avec les responsables de services concernés. État civil et affaires générales • Vérifier les dossiers d’état civil (mariages, PACS, changements de nom et de prénom, mentions marginales). • Célébrer les PACS et organiser la conférence sur le mariage civil. • Vérifier les dossiers relatifs aux cartes nationales d’identité et aux passeports. • Signer les actes d’état civil en l’absence du Maire adjoint. Coordination et relations fonctionnelles • Contrôler l’activité des démarches de premier niveau en matière de petite enfance et d’enfance. • Travailler en lien étroit avec le responsable « Ressources et expertises », le responsable du service « Accueil des usagers » et les directions partenaires. • Assurer des déplacements réguliers sur le site de la Mairie annexe de Meudon la Forêt. Profil recherché Titulaire d’un diplôme de niveau Bac 3 minimum, vous disposez d’une solide expérience dans la gestion de services à l’usager et le management d’équipe, idéalement en collectivité territoriale. Vous maîtrisez : • Le droit civil, le Code général des collectivités territoriales et le droit de l’accueil et du séjour des étrangers. • Les outils bureautiques ainsi que les logiciels métiers d’état civil, d’animation locale. Vous êtes reconnu pour : • Vos capacités managériales et votre sens de l’organisation. • Votre rigueur, votre discrétion et votre respect de la confidentialité. • Votre proactivité, votre autorité naturelle et votre sens du service public. • Votre polyvalence et votre expertise juridique.
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