Description du poste :
En tant qu'assistant.e de direction, vos principales missions sont les suivantes :
Participer à l'accueil et à la gestion administrative de la direction en lien étroit avec l'assistante administrative
- Gérer l'accueil téléphonique des usagers, des partenaires internes et externes en collaboration
- Gérer les agendas des encadrants, en sachant hiérarchiser
- Assurer la transmission et le partage des informations transversales
- Se charger du classement et l'archivage numérique des courriers et dossiers de la direction
- Gérer le courrier entrant et sortant de la direction
Assurer le secrétariat de la direction
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Coordonner et préparer des notes ou supports pour les différentes instances internes et externes
- Assurer la prise de note, la rédaction et le suivi de compte rendu de réunion
- Assister la direction dans la gestion administrative des dossiers
- Participer à la préparation budgétaire (référent-e comptable)
Contribuer activement au bon fonctionnement de la direction
- Organiser et/ou coordonner des temps collectifs et fédérateurs internes (réunion de direction, séminaire, autres)
- Coordonner et mettre à jour les tableaux de bord et indicateur de suivi d'activité de la direction
- Gérer les achats de fournitures, équipements
- Etre référent.e prévention
- Remplacer l'assistant-e administratif-ve en cas d'absence
Description du profil :
Vous êtes issu·e d'une formation secrétariat et/ou assistant.e de direction. Une expérience dans le domaine du foncier, de l'urbanisme et de l'aménagement serait appréciée. Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.
Organisé·e et rigoureux·seuse avec de bonne capacité rédactionnelle et disposez de connaissances en finances publiques, vous aimez travailler en équipe et avez la capacité de vous adapter face aux situations imprévues ou d'urgence, régulez et priorisez votre activité.
Une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, dont certain logiciels métiers et SIG serait un plus.
Titulaire du permis B, vous réalisez des déplacements sur le territoire avec le véhicule de service.
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