Mission :
Au sein de l'équipe support de l'institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l'assistant administratif ou assistante administrative assure, en complémentarité avec les deux autres assistants / assistantes du pôle d'appui, un support administratif et logistique du Directeur Adjoint Administratif. Il ou elle contribue en particulier aux activités d'appui de gestion interne à l'institut.
Activités :
Apporter un appui administratif au directeur administratif adjoint (DAA) :
- Gérer l'agenda du DAA.
- Organiser et préparer les réunions internes et externes du DAA.
- Organiser les déplacements du DAA, préparer les dossiers correspondants, produire les états de frais.
- Recueillir des informations, synthétiser, préparer des dossiers nécessaires à l'activité quotidienne du DAA en lien avec sa messagerie.
- Mise en œuvre de la politique de classement et d'archivage spécifique au périmètre du DAA.
Apporter un appui administratif à la gestion interne de l'institut :
- Organiser les Dialogues Objectifs Ressources (planification multi participants, logistique transport-hébergement, fond de dossier).
- Suivre les recrutements internes institut via le Portail dédié.
- Mettre en œuvre la procédure d'accueil des nouveaux entrants.
- Mettre en œuvre la procédure de nomination de l'équipe scientifique.
- Mettre en œuvre la procédure du lancement et suivi des appels à projets de l'institut.
- Suivre les campagnes de distinction.
- Assurer la planification des entretiens avec l'équipe support lors de la campagne des dossiers annuels.
- Relayer les informations sur les campagnes RH.
Contribuer à la communication interne :
- Assurer un appui à l'organisation des séminaires internes et des évènements institutionnels.
- Assurer la circulation de l'information.
- Utiliser des outils collaboratifs.
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