Assistante

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’assistant(e) de direction contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide permanente à la Direction générale et au Maire en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés Missions / conditions d'exercice Activités principales :
• Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous,
- Organiser des réunions complexes et suivre la logistique de ces réunions
- Partager l'agenda électroniquement selon les paramètres de confidentialité et gestion du courrier
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages,

• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels...,
- Harmonisation des courriers et notes
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.

• Suivi des travaux, projets et activités de la direction générale :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Gestion du courrier, traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs,

• Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels,

• Organisation, planification et suivi des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS et respecter les délais de transmission avant la réunion,
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus,
- Assurer la diffusion des documents.

• Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes,
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts, Profils recherchés • Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics,
• Être disponible, rigoureux, réactif et autonome,
• Disposer d’une bonne expression orale et écrite,
• Avoir un sens pointu de l’organisation,
• Définir des priorités et gérer les urgences,
• S’adapter aux divers interlocuteurs,
• Être à l’aise avec les outils informatiques et logiciels de bureautique,
• Avoir le sens du contact,
• Faire preuve de discrétion, respect du devoir de réserve.

Lieu de travail :
Hôtel de Ville

Rythme de travail :
• 37h/semaine
• Temps complet.
• Télétravail
Rémunérations
• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• Prime de fin d’année
• CNAS