Réceptionniste de nuit

Mission Principale et Contexte :  

Le Réceptionniste de Nuit (Night Auditor) assure l’accueil des clients la nuit et est responsable des clôtures comptables quotidiennes.

Missions et tâches principales inhérentes au poste :

1-Assurer les arrivées et départs des clients hébergés :

* Accueillir les clients lors du check-in en effectuant les formalités en vigueur
* Effectuer des réservations sur place : appliquer la politique tarifaire et commerciale, vérifier les disponibilités, attribuer les chambres
* Présenter les prestations de l’établissement
* Assurer les check-out : facturation nuitées et extras, encaissements
* Assurer les encaissements via différents modes de règlement
* Assurer la bonne tenue de sa caisse et à l’application des tarifs convenus
* Assurer le suivi des différentes factures clients débiteurs : vérification envoi factures, relances, suivi de dossiers et encaissement des règlements reçus)
* S’assurer de la satisfaction des clients
* Reporter les no-show

2-Assurer la Conciergerie au poste d’accueil :

* Assurer l’ensemble des fonctions d’accueil et de conciergerie des clients de l’établissement
* Veiller à la satisfaction globale des clients en termes de service et d'accueil
* Répondre aux demandes spécifiques et gérer les litiges en lien avec les autres services
* S’impliquer dans la commercialisons des prestations proposées par l’établissement
* Assurer le service de bagagerie et de parking
* Gérer le standard téléphonique
* Renseigner les Cardex des clients
* Prendre en compte et traiter immédiatement les demandes des clients en lien avec sa hiérarchie si nécessaire
* S’informer du planning et du déroulement des évènements de l’établissement et de la ville
* Mettre en place les salles de séminaires : paperboard, télévision
* S’assurer de la propreté du comptoir, lobby d’accueil et des bureaux de la Réception
* Réaliser des délogements si nécessaire
* Refléter l'image de l’établissement en termes de savoir être et de savoir-faire (présentation, élocution et professionnalisme vis-à-vis du client) à chaque instant
* Appliquer les standards de qualité et procédures en vigueur
* Anticiper les besoins et demandes des clients
* Assurer la réception du linge ainsi que la réception du boulanger
* Assurer la mise en place du buffet petit déjeuner



3-Veiller à la Sécurité nocturne :

* Être responsable des incidents survenant la nuit en collaboration avec le service sécurité
* Veiller à ce que toutes les portes de l’établissement soient fermées
* Surveiller les entrées et sorties de l'hôtel et signaler toute personne suspecte



4-Contrôler les caisses :

* Contrôler les balances encaissements de l’hébergement
* Corriger les balances si nécessaire et en informer le manager et la comptabilité
* Clôturer le système informatique pour le logiciel Hôtel et Restaurant
* Travailler en collaboration avec le manager Restaurant qui peut aider à la correction des écarts



5-Assurer la transmission d’informations en interne :

* Assure le lien de l’information inter-service et inter-établissement
* Remonter les informations à sa hiérarchie : plaintes, remarques, problèmes clients
* Assurer la signalétique des informations dans les espaces communs de l’établissement
* Prendre les consignes et remonter les informations nécessaires aux autres services (service d’étage, restauration, direction…)
* Transmettre les consignes et vérifier la transmission des consignes des changements de shift des réceptionnistes
* Mettre à jour et envoyer les rapports à la Direction (chiffres réalisés dans la journée et par services)
* Faire un compte rendu de la nuit à sa hiérarchie
* Faire un compte rendu de la nuit à l’équipe de jour
* Remonter l’information d’une demande client s’il est nécessaire de faire suivre de jour