Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, Le Havre Port Center est à la recherche d'un(e) ASSISTANTE DE RESERVATION/PROJET dans ses différentes tâches administratives, techniques et logistiques notamment pour les publics scolaires et professionnels.
Sous la responsabilité de la Direction vous contribuez au fonctionnement général de l'entreprise associative et au développement de ses activités et ses offres. Vos missions seront les suivantes :
- Orienter et faire l'interface pour répondre aux demandes et renseigner les différents publics ; accueil téléphonique, prise de rendez-vous, organisation de réunions internes et externes avec les partenaires, mise à jour des fichiers contacts.
- Sous la responsabilité de la chargée de l'offre enseignement, vous aurez la charge des réservations :
- Analyser la demande entrante et sa faisabilité
- Proposer une prestation adaptée et budgétée, selon les demandes, les profils et l'offre existante
- Planifier la prestation et assurer sa logistique
- Gérer et coordonner les intervenants internes (embauche des guides) et externes
- Assurer la gestion administrative de la prestation des devis jusqu'aux éléments de facturation
- Assurer la réception des publics une fois l'offre validée
- Vous serez également sollicité pour venir en appui administratif et logistique de l'offre pour les professionnels :
- Traiter la demande entrante après analyse et consignes par la responsable
- Planifier la prestation et assurer sa logistique (car, traiteur, mise en place du mobilier ou autre demande liée à la prestation)
- Gérer et coordonner les intervenants internes (embauche des guides)
- Assurer la gestion administrative de la prestation des devis jusqu'aux éléments de facturation
- Assurer la réception des publics une fois l'offre validée
SAVOIR-FAIRE CLES ATTENDUS DANS LA FONCTION :
Organisation professionnelle : travailler avec une extrême rigueur, anticiper, concerter, prioriser, optimiser les différentes activités
Gestion administrative : utiliser, optimiser et transmettre les supports administratifs de suivi des projets
Gestion de projets : savoir rédiger un projet, mettre en œuvre et coordonner le projet, maitriser les plannings complexes, en assurer le suivi et le retour d'expérience
Reporting et feed back auprès de la Direction et la chargée de projet enseignement et professionnel
Poste à pourvoir à partir de mai 2026
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