Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Directeur du Cadre de Vie, l'assistant(e) administratif(ve) assure l’accueil et la gestion administrative au sein de la Direction ainsi que la commande et la gestion des produits d'entretien. Missions / conditions d'exercice Accueil, renseignement et orientation du public :
- Accueil le public, reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Recherche et met en relation les correspondants

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services techniques :
- Réalise des travaux bureautiques (suivi des statistiques d’activités des services...)
- Effectue le secrétariat du directeur (traitement de courriers et divers documents : rapports, conventions, publipostage, réalisation de tableaux, plannings de déneigement)
- Suit le planning des congés des services, comptabilise les horaires en lien avec le service RH (heures supplémentaires, planning des astreintes...)
- Gère les demandes d’intervention (tickets OPEN GST), effectue un traitement statistique des données (tableaux de bord)
- Exécute et suit les procédures et décisions administratives (délibérations)
- Traite les bons et factures de fonctionnement et d’investissement
- Suit le budget
- Gestion des EPI en relation avec l’assistant de prévention
- Gestion des fournitures de bureautique
- Gestion administrative du parc des Véhicules et le suivi de prêt des véhicules
- Gestion administrative et suivi des produits d’entretien Profils recherchés Diplôme en gestion administrative ou niveau Bac
Techniques de secrétariat
Logiciels de bureautique, et de facturation
Techniques de classement et d’archivage
Notions réglementaires des déchets
Logiciels de gestion des véhicules et gestion des tickets d’intervention
Rigueur
Autonomie
Bon relationnel
Sens du service public