Assistante administrative et de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon grilles indiciaires Descriptif de l'emploi Au sein du Pôle Solidarités, Développement Territorial, Petite Enfance et de la Direction Générale Adjointe, vous assurez l'assistance du directeur du pôle en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Vos missions sont :
- suivre les projets et activités du service,
- intégrer les priorités du pôle social dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat,
- savoir prendre des notes,
- organiser l'agenda du directeur du pôle, prendre des rendez-vous en fonctions de ses priorités et gérer ses déplacements,
-renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- réaliser, mettre en forme et diffuser des travaux de bureautique (notes, courriers, ordres du jour, comptes rendus, ...),
- mettre en forme les projets de délibérations, les décisions, les arrêtés, les enregistrer et les diffuser,
- organiser et planifier des réunions, des commissions,
- respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- assurer l'accueil téléphonique et physique du service, renseigner les personnes sur les services du pôle,
- procéder aux engagements et suivis comptables du pôle,
- assurer le suivi des subventions,
- assurer la coordination des assistantes administratives de la Direction Générale Adjointe Solidarité, Développement et Attractivité. Profils recherchés Connaître l'environnement territorial et plus particulièrement le fonctionnement des collectivités,
Savoir travailler en autonomie,
Savoir traiter les dossiers dans les délais restreints et prioriser les tâches à effectuer,
Faire preuve d'organisation, de rigeur, de réactivité,
Connaître parfaitement les règles de l'expression écrite (orthographe, syntaxe, grammaire,....),
Etre à l'aise dans la manipulation des chiffres et budgets,
Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint) et savoir s'adapter à des logiciels spécialisés (courrier, comptabilité,...),
Maîtriser l'outil informatique, les technologies de l'information et le standard téléphonique,
Etre parfaitement polyvalent, avoir le sens de l'adaptation, du relationnel, du travail en équipe,
Respecter les obligations de neutralité et de discrétion professionnelle,
Savoir communiquer avec le public.