Notre client ,très belle étude d'administrateurs judiciaires ,recherche son secrétaire/assistant h/f qui doit pouvoir disposer d'un certain degré d'autonomie (ou qui peut rapidement l'acquérir), afin d'exécuter les tâches suivantes :
- Ouverture de dossier, établissement de courrier type (selon trame et processus existants)
- Suivi administratif des dossiers sous la supervision des professionnels et collaborateurs,
- Dictée-Frappe,
- Mise en page, finalisation de rapport à destination du Tribunal (ou de tout autre document juridique).
- Mise en application de processus de transmission (diffusion de documents, envoi groupé…)
- Gestion d'une adresse mail « structurelle » de l'étude : Affectation des mails, dispatching entre les professionnels.
- Gestion de relances et/ou documents avec de la récurrence, selon des process établis.
- Gestion de liste de diffusion/organisation de réunion teams/ établissement de trame de compte rendu.
Le candidat doit également maitriser les missions « plus usuelles suivantes » :
- Accueil physique et téléphonique : prise de message, renseignements basiques
- Gestion agenda salle de réunion et/ou RDV
- Gestion du courrier entrant (scan selon instruction et nomenclature d'affectation/classement dématérialisé en informatique) et du courrier sortant : envoi courrier/mise sous pli/affranchissement, suivi des AR.
- Approvisionnement en consommables de bureau/photocopie…
- Vous êtes à l'aise avec l'informatique pour pouvoir travailler sur un logiciel métier spécifique et très complet (qui doit être pris en mains)
- Vous êtes très rigoureux à l'écrit et avez une belle une aisance à l'oral,
- Vous êtes capable de suivre des processus normalisés (imposés par l'activité).
- Il s'agit d'un poste en binôme (avec une autre assistante) au sein d'une équipe qui comportera également une alternante (assistante juridique) et qui travaille sous la direction/sur instruction des professionnels et collaborateurs
Vous êtes dynamique et avenant, autonome et doté d'empathie ?
Vous vous projetez dans ce beau poste ?
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