Gestionnaire administratif et régie (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Assister le responsable de la cellule administrative et régie en assurant une bonne circulation de l’information et en prenant en charge au quotidien des procédures administratives et la régie des activités sportives de la ville.

Répondre au mieux aux attentes du public, des partenaires et de ses collègues en matière de formalité administrative et vie dans le service. Missions / conditions d'exercice Gestion administrative : Assume le suivi des inscriptions (pièces administratives, lien avec la DSI, suivi du portail famille), de la facturation des activités.

· Apporte une information administrative liée au fonctionnement du service des sports (piscine, Ecole Municipale des Sports, Ecole Municipale de Natation, stages culture et sport, stages « savoir nager ») aux familles et aux partenaires.

· Classe et archive divers documents dans le service via le SharePoint.

· Assure l’accueil téléphonique et le cas échéant physique du public, rédige différents courriers, saisit diverses informations administratives.

· Etablit les mémoires liées à la facturation des locations des équipements sportifs et sponsoring. Effectue la saisie informatique de la gestion des heures et la tenue à jour des fiches de présence et d’absences transmise par les coordinateurs des secteurs technique et pédagogique

· Saisie les commandes de fournitures administratives du service des sports



Gestion de la régie : · En renfort ou absence de son binôme édite les registres de la trésorerie, encaisse les recettes liées aux inscriptions à l’EMS, l’EMN, les stages et les entrées de la Piscine des Raguidelles et des Tennis et assure la transmission à la trésorerie sous couvert de la régisseuse principale.



Gestion de la communication : · Assure la transmission de l’information dans le service et assure un rôle de relais auprès de la direction et des agents.

· Assure les correspondances avec les usagers, les services, les associations sportives et les partenaires institutionnels ou privés.



ACTIVITES SECONDAIRES



Polyvalence :

· Peut assurer une présence et une coordination de l’accueil pour les manifestations sportives.



Gestion du personnel :

· Rôle de correspondant ressources humaines pour le service et à ce titre, centralise l’ensemble des informations véhiculées par la Direction des « Ressources Humaines » et le service « carrière paie ».

· Suit l’ensemble des procédures administratives en l’absence ou en soutien de la responsable de la cellule administrative. Profils recherchés Théoriques : · Connaissances administratives et en régie du secteur des collectivités territoriales.

· Connaissance de l’organisation et des interlocuteurs.

· Connaissance des prestations et du fonctionnement du service des sports.

· Connaissance sur les procédures des ressources humaines (suivi des heures supplémentaires, contrats de vacation, congés des agents, correspondances RH)



Techniques / Pratiques : · Met en œuvre les pratiques liées à son domaine.

· Utilise les outils de bureautique : AGORA, AXEL, ELISE, EKSAE.



Aptitudes / Qualités : · Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, rigueur, organisation, adaptabilité.

· Grand sens de la réserve, loyauté et diplomatie.