Responsable du pôle assistance de direction - cdi - f/h

Description du poste

Le service Aide au pilotage regroupe deux pôles dédiés à l'aide au pilotage de l'équipe de direction : le pôle Contrôle de gestion (4 personnes) et le pôle Assistance de direction (3 personnes). L'ensemble est placé sous la responsabilité de l'Attachée de direction.

Ce recrutement s'inscrit dans le cadre du départ à la retraite de la responsable du pôle.

Vos missions sont les suivantes :

Assistanat de direction

1. Assister la direction dans l'organisation et la coordination de ses activités
2. Gérer et optimiser les agendas, réunions et déplacements
3. Préparer, rédiger et mettre en forme les documents de travail (notes, comptes rendus, présentations)
4. Assurer l'interface avec les services internes et les partenaires externes
5. Garantir la fiabilité, la confidentialité et le suivi des dossiers stratégiques

Coordination et accompagnement des administrateurs et du Conseil d'administration (CA)

6. Organiser et coordonner les réunions du Conseil d'Administration et des instances associées (convocations, ordres du jour, logistique)
7. Assurer le lien opérationnel entre les administrateurs, la direction et les services internes
8. Préparer et diffuser les dossiers et supports nécessaires aux travaux du CA
9. Assurer la prise de note et la rédaction de procès-verbaux de réunion
10. Veiller au respect des calendriers, procédures et obligations réglementaires
11. Faciliter l'intégration et l'accompagnement des administrateurs dans l'exercice de leur mandat

Management et coordination d'équipe

12. Assurer l'accompagnement et la coordination de l'équipe en lien avec l'attachée de direction
13. Diffuser l'information relative à votre secteur d'activité, aux outils et aux orientations auprès du Pôle
14. Participer à des réunions ou groupes de travail afin de représenter le Pôle
15. Développer et cultiver la transversalité à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisme
16. Assurer une veille technologique sur les outils et s'assurer de la montée en compétences de l'équipe

Contribution à la démarche RSO

17. Participer à l'animation et au suivi des actions RSO portées par l'URSSAF Midi-Pyrénées
18. Contribuer à la coordination administrative et opérationnelle des projets
19. Appuyer la communication interne et la sensibilisation des collaborateurs
20. Être force de proposition pour l'amélioration continue des pratiques responsables

En tant que salarié(e) de l'Urssaf Midi-Pyrénées, vous êtes tenu(e) au respect de l'obligation de neutralité et de laïcité, inhérente à l'exercice d'une activité au sein d'un organisme de Sécurité sociale.

Dès votre arrivée, vous bénéficiez d'un plan d'accompagnement. Des déplacements inter-sites sont à prévoir dans le cadre de la formation interne.

Profil recherché

Vos compétences

Il vous est demandé pour ce poste :

Des compétences techniques :

Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Excellentes capacités d'organisation, de synthèse et de rédaction

Des aptitudes relationnelles et sociales :

Aisance relationnelle et sens de l'écoute

Discrétion, devoir de réserve, neutralité

Capacité à fédérer

Facilité à s'exprimer en public

Goût du travail en équipe

Prise d'initiatives

Des aptitudes d'engagement :

Sens du service public

Partage des valeurs et des missions de la Sécurité sociale

Sensibilité affirmée aux enjeux RSO, de service public et de qualité de vie au travail

Bonnes connaissances des orientations stratégiques de la Branche et des principes d'organisation de la Sécurité sociale

Des compétences managériales :

Capacité à prioriser et organiser

Capacité à proposer des actions à caractère innovant contribuant au développement de son secteur d'activité et/ou de l'organisme

Capacité à impulser une dynamique d'action collaborative

Capacité à piloter et/ou coordonner les activités qui vous sont rattachées, en organisant les moyens et en évaluant les résultats

Bonne compréhension du niveau de contribution attendu par chaque collaborateur en cohérence avec les orientations de l'organisme

Votre formation

A partir de Bac + 2 de formation BTS SAM, Assistant(e) de direction, licence professionnelle ou équivalent et vous justifiez d'expérience de manager opérationnel.

Informations complémentaires

L'Urssaf Midi-Pyrénées offre de nombreux avantages à ses collaborateurs :

21. Conciliation vie personnelle et professionnelle grâce aux horaires variables
22. Contrat à temps plein à 39h00 avec 20 jours de RTT
23. Télétravail sous conditions
24. Locaux en Flex-office optimisés et conviviaux
25. Titres restaurant ou restaurant d'entreprise
26. Forfait mobilité durable (indemnités vélo, covoiturage, …)
27. Remboursement de 75 % des frais de transport en commun
28. Participation à la mutuelle d'entreprise « MALAKOFF HUMANIS »
29. Nombreuses prestations du CSE

Dans le cadre de sa politique diversité, l'URSSAF Midi-Pyrénées soutient l'égalité Femmes/Hommes et favorise l'insertion professionnelle, l'accès et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap.