Référence CSP: 2025-2137404
1 - Assistance quotidienne au chef de service
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails (BALU du service)
- Contribuer à la préparation des dossiers pour les réunions (anticiper leur préparation en lien avec le chef de service) : constituer les fonds de dossier pour le chef de service et les participants et leur transmettre en amont
- Organiser à sa demande des réunions pilotées par le chef de service (internes et externes)
- Prendre en charge les aspects logistiques de l'activité du chef de service: suivre les agendas et les plannings, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements et faire les réservations
2 - Assistance aux activités du service
- Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants :
- Assurer la qualité des productions: assurer la relecture des parapheurs, actualiser et veiller à la bonne application des modèles bureautique du service (courriers, notes, diaporamas...) et être garant de l'application de la charte graphique
- Vérifier la qualité de la rédaction et la mise en forme des documents mis à la signature du chef de service, de la direction, du préfet, et suivre les parapheurs papier ou dématérialisés
- Gérer les stocks de fournitures du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Référent archive: Organiser le classement et l'archivage des dossiers papiers et numériques et alerter sur le respect des règles d'archivage. Suivre les chantiers d'archivage et les transmissions aux archives départementales
- Veiller à la continuité de service: organiser sa suppléance selon les principes de fonctionnement définis en réseau des assistantes de services, proposer des fiches de procédures pour assurer la continuité
3 - Assistance à la communication interne à la DDT et externe
- Traiter et mettre à jour les contacts du service: tenir les annuaires partagés à jour en lien avec le réseau des assistant(e)s
- Faciliter les liaisons entre l'interne et l'externe, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Assurer le rôle de correspondant communication pour l'intranet, en lien avec le chef de service et MPC
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.