Responsable de la gestion et l'organisation administrative (h/f)

Mission :
Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives et financières de la plateforme.
Contribuer au pilotage administratif (finances, ressources humaines, communication, organisation).

Activités :
Gestion budgétaire et suivi financier
• Conseiller et assister le directeur d'unité et les responsables techniques des pôles.
• Élaborer et proposer le budget, contrôler sa répartition et son exécution.
• Suivre et analyser les dépenses (fonctionnement, missions, équipements, personnel contractuel).
• Mettre en place et actualiser des tableaux de bord financiers, identifier des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
• Gérer le processus des recettes (devis, facturation).
• Intégrer les nouvelles conventions et assurer le suivi des conventions de recherche existantes.
Gestion comptable et achats
• Créer et suivre les bons de commande.
• Vérifier la réception et la mise en paiement des factures.
• Être responsable des cartes achat CNRS et Université de Bordeaux.
• Gérer les contrats de travail (recrutement, suivi financier et administratif).
• Contribuer au plan d'achats (équipements, fonctionnement, maintenance).
• Participer à l'instruction de dossiers complexes en garantissant la conformité réglementaire.
• Piloter des projets en lien avec la gestion administrative et budgétaire (ex. tarification auditable des prestations).
Organisation des instances et événements
• Organiser les réunions et instances : comité de direction, assemblée générale, comité d'orientation stratégique (COS), colloques.
• Participer aux colloques et événements scientifiques.
Gestion administrative et communication
• Réaliser les ordres de mission et états de frais.
• Contribuer aux enquêtes, audits et évaluations.
• Gérer les conventions de stage (administratif, gratification, suivi).
• Mettre en place des actions de communication interne.
• Coordonner les aspects logistiques de la structure.
Veille et outils de gestion
• Assurer une veille réglementaire, financière et administrative.
• Participer à des groupes de travail sur l'évolution des outils et procédures.
Relations institutionnelles
Interface avec :
• Les services centraux de l'Université de Bordeaux (Agence comptable, finances, achats, RH, juridique, recherche/valorisation).
• La délégation régionale CNRS Aquitaine (recettes, dépenses, achats, comptabilité, sécurité financière).
• L'Inserm (convention de reversement, ressources humaines).
• Collaboration directe avec le directeur d'unité.