Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

MISSIONS DU POSTE
Secrétariat administratif en lien avec la coordinatrice des actions
- Lecture, enregistrement de tous les mails, pièces jointes et liens
- Réponses pour les mails courants ou préparation d'une réponse à faire valider pour les questions plus
sensibles par la coordinatrice des actions et/ou la présidente de l'association
- Préparation des devis à faire signer par la présidente de l'association ou le trésorier et des factures à
faire payer par la présidente ou le trésorier
- Enregistrement de tous les documents numériques selon l'organisation définie par la coordinatrice des
actions et la présidente de l'association : dossiers et bilans des actions, conseils d'administration et
assemblées générales.
- Suivi et organisation des réunions et des rendez-vous de La Réunion des Livres sur le rétroplanning
- Gestion des stands de La Réunion des Livres sur les salons et festivals littéraires à La Réunion : contact
avec les auteur.e.s, organisation des plannings de dédicaces, préparation du matériel pour les
manifestations.
- Gestion du prêt des expositions et des transats de Partir en livre et de la Vie littéraire.
Secrétariat comptable en lien avec la coordinatrice des actions
- Enregistrement des achats par mois, par mois cumulés et par action
- Tenue de l'état de rapprochement bancaire par mois
- Tenue du journal de caisse par mois avec un contrôle de la présidente ou du trésorier
- Suivi des chèques et des virements bancaires par mois
- Suivi du tableau des factures émises et des factures payées
- Suivi des adhésions : enregistrement des bulletins d'adhésion, suivi des paiements, établissement des
factures
- Suivi des conventions : enregistrement des conventions aux différentes étapes, transmission pour
signature par les partenaires publics ou privés de l'association : Europe, État, région, département,
communautés de communes, communes, organismes nationaux et régionaux.
- Suivi des subventions par action et par financeur : date de remise, modifications, relance, solde, suivi
des versements.
- Suivi des frais de structure, répartition par action des frais de structure sur les charges des achats, calcul
par action des charges de personnel et des charges sociales.
COMPÉTENCES REQUISES
Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des logiciels de traitement de texte, de tableur ou de présentation
- Gestion de bases de données
- Organisation et archivage des documents numériques
Attitude et communication
- Bonne connaissance de la filière professionnelle du livre et de la lecture
- Bonne connaissance de la gestion administrative et comptable
- Qualité de rédaction pour la communication écrite et les fiches action
- Bonne méthodologie de travail : suivi, anticipation, programmation
- Respect de la relation hiérarchique avec la présidente de l'association, la coordinatrice des actions, le
bureau, le conseil d'administration
- Qualité relationnelle avec les différents partenaires et professionnels de la filière : téléphone, mail.
- Travail autonome sous la responsabilité et l'autorité de la présidente de l'association et de la coordinatrice
des actions et sous l'autorité des membres du bureau et du conseil d'administration
- Travail en équipe avec les chargés.es de missions