Sous l'autorité de la secrétaire de direction, vous intervenez en interaction avec une clientèle dont la majeur partie est à l'international.
Pilier de l'organisation quotidienne, vous serez capable de jongler entre les différentes missions passant de l'accueil des visiteurs, la réception des appels, les prises de rendez-vous, la rédaction des courriers, le classement des dossiers. Il vous sera demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.
Votre maitrise de la bureautique et des outils informatiques faciliteront la gestion quotidienne des tâches a effectuer en plus d'une maitrise de la langue française (écrite et orale ) et de votre sens du relationnel.
Vos missions seront les suivantes :
- Gestion du standard téléphonique, appels entrants et sortants, responsable de l'accueil physique des clients et des visiteurs, maintien de l'accueil du Circuit dont l'agencement de la boutique, la gestion du point café.
- Consultation et gestion des courriels de l'adresse générique du circuit, mise à jour quotidienne du tableau de bord « météo », émargement des pilotes, tenue de la main courante des appels téléphonique, tenue de la main courante du courrier et des colis, réception/expédition et dispatching dans les services, gestions des stocks fournitures administratives, revue de presse quotidienne.
- Collabore aux différentes activités du secrétariat selon directives de la Chef de Service : saisie de licences et des cotisations des membres des deux associations sportives.
- Gère et veille à la bonne tenue de la boutique Officielle, gestion des stocks et tenue de la caisse « Point de Vente » .
ANGLAIS COURANT EXIGE
8 week-ends maximum sont travaillés par an du fait des manifestations
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