ACE emploi à Domène recherche pour son client, spécialiste dans le développement technologique & la mise en place de collaborations, un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION.
Caractéristiques du poste :
Assister le directeur dans le bon fonctionnement des instances de gouvernance et de la gestion des opérations courantes :
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
- Gérer l'agenda du directeur et assurer l'assistance logistique pour ses missions et déplacements
- Gérer le courrier
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, etc.), les reproduire et / ou les scanner et les diffuser
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées (annuaire, etc.)
- Réalisation de mailing
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations et mettre à jour régulièrement l'espace collaboratif
- Assurer le suivi administratif (abondement, convention ANR, rapports d'évaluation et bilans scientifiques, indicateurs qualitatifs et quantitatifs, justification financière, etc.)
Assister le directeur dans la mise en œuvre du plan de communication interne et externe en lien avec notre prestataire ainsi que la chargée de communication (mise à jour du site web et de l'extranet, plaquettes, posters, rédaction du rapport d'activité, gestion des relations presse, etc.).
- Organiser le workshop de la journée annuelle à l'extérieur
- Participer à l'organisation des événements en lien avec les partenaires académiques et industriels (rendez-vous, salons & congrès, réunions et séminaires y compris au niveau du réseau, etc.). Assurer la présence sur les stands.
- Participer à la diffusion et à la mise en place de bonnes pratiques et de procédures applicables en termes de qualité en lien direct avec la référente qualité
Vos missions :
Temps partiel ( 60% à 80%).
Lieu : Gières.
Poste à pourvoir dès que possible.
Salaire : selon expérience et profil.
Type de contrat : CDI.
Réf : 3801-42
Compétences théoriques :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'universités ou d'organismes de recherche ou une expérience dans une entreprise de grande taille
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Compréhension des écosystèmes d'innovation et de valorisation de la recherche
Savoir-faire opérationnel :
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, WordPress)
- Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, réseaux sociaux)
- Capacité d'organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise de la communication en anglais
- Expérience des outils de publication et de gestion de contenus pour le web
Savoir être :
- Sens des responsabilités, forte capacité d'organisation, rigueur et méthode, fiabilité
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Grandes capacités relationnelles, d'écoute et de communication, bonne présentation
- Autonomie, dynamisme
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Langues: Anglais souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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