Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

1. Réception et traitement de l’information
2. Pré évaluation
3. Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels

Assurer l’accueil du public en remplacement des chargés d’accueil physique
Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes :

4. Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA,
5. Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi
6. Traitement de la liste active R.S.A.
7. Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents
8. Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers
9. Appui aux démarches administratives permettant l’accès aux droits des personnes
10. Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l’activité d’accompagnement
11. Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations)
12. Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l’accompagnement
13. Classement et archivage des documents en tout genre
14. Enregistrement de tous les documents sous le I
15. Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.
16. Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS
17. Enregistrement de note dans PAPYRUS
18. Préparation et participation à l’E.P.L.A. 2.0
19. Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus
20. Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS)
21. Gestion de la boite structurelle
22. Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal)
23. Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel

Construction du réseau partenarial :

24. Participation aux réunions partenariales
25. Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C.
26. Relai d’informations en interne

Chiffres et Statistiques :

27. Extraction mensuel de l’activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R….) et B.R.S.A.
28. Préparation du Rapport d’Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis
29. Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,…) par C.P.S.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

CAP, BEP, BAC, BTS en gestion administrative et secrétariat

Savoir-faire

30. Aisance relationnelle et qualité de présentation
31. Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
32. Sens du travail en équipe
33. Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
34. Gestion des priorités
35. Capacité à rendre compte et alerter
36. Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
37. Autonomie et organisation
38. Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
39. Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
40. Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
41. Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

42. Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
43. Rigueur et méthodologie
44. Dynamisme.
45. Esprit d’initiative et de créativité.
46. Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute.
47. Capacité d’adaptation et de prise de recul.
48. Réactivité et gestion des priorités
49. Appétence pour le service public

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !