Référence CSP: O093251/121001478
En tant que collaborateur.trice direct.e de la chefferie de service, assurer les fonctions relatives à son secrétariat, en coordination avec la direction et les circonscriptions de service social, afin d'en garantir le bon fonctionnement administratif et logistique ainsi que de planifier l'activité, de façon méthodique, réactive et fiable.
- Organiser l'agenda de la chefferie de service, prendre des rendez-vous en fonction des priorités et garantir l'organisation des réunions (rédaction des ordres du jour, préparation des dossiers, convocations, réservation de salle et logistique, respect des délais de transmission.), en lien avec des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer l'accueil téléphonique du service, transmettre les informations aux interlocuteurs et assurer le suivi des messages auprès des différents interlocuteurs du service.
- Assurer une coordination entre la chefferie de service et la direction ainsi qu'entre la chefferie de service et les différents bureaux du service et les circonscriptions de service social.
- Organiser la circulation des informations, en garantir la confidentialité, le suivi et en assurer le classement.
- Assurer un soutien administratif auprès des bureaux du service, en lien avec les circonscriptions de service social (par exemple, en créant des outils de suivi et de pilotage partagés).
- Veiller au bon circuit des parapheurs et en garantir la relecture.
- Contribuer à la logistique du bureau et accompagner l'arrivée de nouveaux/velles collaborateurs/trices.
- Assister la chefferie de service dans toute mission ou activité d'ordre administratif qui nécessite un concours.
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