Gestionnaire de scolarité - ufr medecine

À propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 27 500 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.
Innovante, elle développe un projet scientifique autour de 4 pôles et comporte 32 équipes de recherche labellisées.


Mission

L'Université recrute un gestionnaire de scolarité pour l'UFR MEDECINE.

- Activité 1 : Gestion du cursus des étudiants

· Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques : Vérification et validation des pièces administratives d’inscription, relance des étudiants si besoin, gestion des inscriptions pédagogiques et de la création des groupes sur le logiciel APOGEE

· Préparation de la rentrée universitaire : organisation des emplois du temps en lien avec les enseignants/ responsable pédagogique, vérification de leur concordance avec les modalités de contrôle des connaissances, réservation des salles

· Informations aux étudiants : Information des étudiants, suivi des justificatifs d’absences en lien avec les enseignants

· Organisation des examens : élaborer le calendrier des épreuves, faire la demande de réservation de salles et tablettes, convocation des surveillants, demande et réception des sujets d'examens. Convocation des étudiants dans le délai règlementaire, préparation des plans de salles et de l’émargement.

· Organisation des commissions de validation des contrôles continus/TD/TP et jurys : saisie des notes dans le logiciel Apogée, édition procès-verbaux en vue des jurys. Recueil des modifications décidées par le jury et modifications dans le logiciel ad hoc. Edition des relevés de notes ainsi que le procès-verbal en fonction des décisions du jury.

· Gestion administrative des résultats et affichage : Affichage des résultats, édition et distribution des relevés de notes et attestations de réussite aux étudiants





- Activité 2 :

· Organisation du SESA (Service sanitaire des étudiants en santé) : Informations aux étudiants, suivi des terrains de stage SESA, établissement des conventions de stage (en binôme avec la gestionnaire Master / Relations internationales)

· Organisation administrative du stage de pré-externat : Avec l’aide des responsables pédagogiques/cycle, établissement d’un tableau récapitulatif des lieux de stage, organisation du choix des étudiants selon les règles établies avec le responsable pédagogique, établissement et suivi des conventions de stage. Collecte des validations / non validation et transmission au gestionnaire de DFASM1.

· Organisation des cours de sémiologie en lien avec le service simulation : convocation des étudiants, établissement des fiches d’émargement

· Organisation des stages de sémiologie en lien avec l’équipe pédagogique






Profil

Contraintes particulières de travail

- Pics d’activités (période d’inscriptions et d’examens)

- Aide administrative aux examens des autres années d’études de l’UFR Médecine



Compétences particulières (compétences individuelles, rares/stratégiques)

Connaissances

- Maitrises des logiciels / outils liés au poste de travail : Apogee, Uness, Theia, Teams, Moodle, bureau virtuel, word, excel

- Connaissance de la règlementation (règlement des examens / études)



Savoir-faire

- Hiérarchisation des tâches / priorités

- Bonne communication et capacités d’écoute

- Travail en autonomie et en équipe



Savoir être

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie lors de problématiques particulières

- Discrétion, confidentialité, rigueur



Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

CDD à pourvoir dès que possible pour une durée de 1 an, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l’établissement)

Participation à la protection sociale complémentaire



Date limite de réception des candidatures :25/08/2025