1. Secrétaire du Bâtiment
La secrétaire du bâtiment assure un rôle central dans le soutien administratif, technique et organisationnel des chantiers et des marchés. Elle est l'interlocutrice privilégiée entre les équipes de travaux, la direction, les partenaires extérieurs et les maîtres d'ouvrage.
Son travail contribue directement à la bonne coordination des projets, au respect des délais et à la traçabilité des documents liés aux opérations de construction.
Missions principales
Assurer la veille et le suivi des appels d'offres publics et privés : recherche, analyse et transmission des dossiers pertinents.
Participer à la préparation et au montage des candidatures : constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.), mise en forme des mémoires techniques et suivi des envois.
Effectuer le suivi administratif des marchés : avenants, ordres de service, procès-verbaux, rapports, notifications, décisions, situations de travaux.
Mettre à jour les tableaux de suivi (chantiers, contrats, échéances, livrables, facturation).
Coordonner la circulation de l'information entre le siège, les chefs de chantier, les fournisseurs et la maîtrise d'œuvre.
Préparer, classer et archiver les documents techniques et contractuels (plans, devis, CCTP, CCAP, comptes rendus).
Assister le conducteur de travaux ou le directeur dans la gestion documentaire des chantiers.
Participer à la rédaction et la diffusion des comptes rendus de réunions de chantier.
Veiller à la conformité réglementaire des documents transmis aux autorités ou maîtres d'ouvrage.
Réaliser l'impression, la reproduction et la diffusion des documents techniques : plans, maquettes, fiches produits, bordereaux.
Assurer le classement, la numérisation et l'archivage rigoureux de tous les documents liés aux opérations.
2. Secrétaire Administratif
La secrétaire administratif(ve) soutient la direction et les services internes dans la gestion quotidienne de l'entreprise.
Elle assure le traitement des tâches administratives, la communication interne et externe, ainsi que le suivi logistique et organisationnel des activités de bureau. Elle contribue à la fluidité du fonctionnement administratif de la société et à la bonne gestion des ressources.
Missions principales
Gérer la messagerie électronique de l'entreprise : réception, tri, réponse, suivi et classement des courriels.
Assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion de documents administratifs : courriers, notes internes, rapports, devis, comptes rendus.
Tenir à jour les tableaux de bord administratifs (suivi de dossiers, échéanciers, statistiques, rapports d'activité).
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, et orienter les interlocuteurs.
Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements de la direction et des équipes.
Gérer la correspondance (courriers entrants/sortants, suivi postal).
Assurer le classement, l'indexation et l'archivage des dossiers administratifs (papier et numérique).
Participer à la préparation des documents comptables (bons de commande, factures, relances, rapprochements simples).
Assurer un accueil professionnel des visiteurs, clients et partenaires.
Contribuer à la communication interne en relayant les informations importantes entre les services.
Appuyer la direction dans la préparation des réunions de travail et la rédaction des comptes rendus.
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