Gestionnaire administratif·ve de la politique sportive régionale (h/f)

Sous la responsabilité du Chef de service, le·la gestionnaire administratif·ve est chargé.e :

De l'instruction administrative des dossiers (20 %) :

- Préparer, gérer et organiser mensuellement les rapports, délibérations et annexes pour le passage en commission permanente (utilisation du logiciel : AIRS Délib) ;

- Identifier, en coordination avec les chargé·e·s de missions et/ou le Chef de service, les dossiers à inclure dans le rapport ;

- Rédiger les documents (courriers, conventions, tableaux d’annexe) ;

- Prendre en charge administrativement les demandes sur le portail des aides (ponctuellement en cas d’absence l’assistante administrative).



De l'instruction technique des dossiers concernant les dispositifs « matériels et véhicules » et « soutien aux sportifs de haut niveau relève/espoir » ( 40 %) :

- Étudier les dossiers ;

- Calculer le montant de subvention à partir des documents transmis et en fonction du règlement des aides et des barèmes ;

- Valider le montant en coordination avec le chargé de mission et/ou Chef de service.



D'assurer le suivi et la gestion des dossiers financiers du service (30 %) :

- Assurer le suivi financier de l’ensemble des dossiers d’aide du service (utilisation des logiciels : Grand Angle, Progos, NAeL) ;

- Établir et mettre en œuvre un processus de relance pour pièces justificatives ;

- Établir et mettre en œuvre un processus de relance avant caducité des dossiers ;

- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi financier et de suivi budgétaire des dispositifs.



De l'information des usagers (5 %) :

- Répondre aux demandes d’information des usagers sur leur(s) dossier(s) en cours ;

- Diffuser les informations sur les dispositifs afin de faciliter l’appropriation de l’action régionale en interne comme en externe.



De participer à l’organisation du travail et à la vie du service des Sports (5 %) :

- Participer aux réunions de service ;

- Participer à la mise en œuvre des procédures de dématérialisation ;

- Se coordonner et coordonner son action avec l’ensemble de l’équipe.




* Connaître les circuits et procédures internes
* Connaître les technique de rédaction administrative
* Connaître les principes comptables et budgétaires
* Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques : Word/Excel et outils collaboratifs (Teams, OneNote, etc.) - une attention particulière sera portée sur la maîtrise d’Excel, nécessaire pour mettre à jour des tableaux de bord et établir des synthèses d’éléments financiers - et des applications métiers (AIRS Délib, Grand angle, PROGOS, NAel...)
* Planifier et hiérarchiser ses activités en fonction de l'urgence et du planning du service et de la direction
* Posséder des capacités rédactionnelles
* Développer les actions engagées en mode projet collaboratif (notamment sur les outils informatiques métiers)
* Savoir s'adapter à ses interlocuteurs et savoir faire preuve de patience, de diplomatie et de pédagogie
* Savoir anticiper
* Avoir une appétence pour le travail en équipe et savoir être accessible
* Être autonome et rigoureux·se
* Savoir diffuser les informations
* Savoir s’investir et être force de proposition
* Savoir s’adapter aux changements (outils, process, politiques, etc.)