Entreprise La ville de Châtillon, 38 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris.
Territoire attractif et dynamique, en proximité immédiate du cœur économique de Paris, la ville de Châtillon est en plein essor grâce à son développement et à l’aménagement de son territoire. Desservie par le tramway (T6) ou le métro (ligne 13), la ville a développé de nombreux services pour sa population.
Placée sous l’autorité hiérarchique du DGA Affaires Générales, le/la Directeur(trice) de l’État civil, Élections, Cimetières et Accueil a pour missions principales de piloter, organiser et coordonner l’ensemble des activités des services placés sous sa responsabilité.
Il/elle garantit la sécurisation juridique des actes et procédures, veille au respect de la réglementation en vigueur et assure la qualité du service rendu aux usagers. Il/elle encadre les équipes, participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations de la collectivité dans ses domaines de compétence et contribue à l’amélioration continue de l’accueil et des démarches administratives.
Missions principales
Encadrer et animer une équipe pluridisciplinaire de 20 agents,
Encadrer en direct l’équipe des agents du cimetière (3 agents) et les agents d’accueil (4 agents),
Impulser l’amélioration continue du service rendu aux usagers, assurer la coordination et la collaboration interservices et participer à la dynamique de direction,
Veiller à la bonne exécution des formalités administratives et d’état civil : recensement militaire, certificat et légalisation, établissement et délivrance d’actes, enregistrement de PACS et autres documents,
Vérifier la conformité des dossiers de mariages,
Vérifier la conformité des autorisations funéraires et les signer,
Organiser les élections politiques : gestion des listes, organisation des commissions, gestion administrative et matérielle des scrutins, relation avec les services de la Préfecture,
Assurer la veille juridique et règlementaire,
Elaborer les procédures internes à la direction et en assurer l’exécution,
Administrer les logiciels de la direction (gamme Arpège),
Assurer le recensement de la population.
Définition du poste Cadre d’emploi : Attaché territorial – Catégorie A, Rédacteur territorial – Catégorie B.
Type d’emploi : Poste permanent à temps complet.
Position hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique du DGA Affaires Générales.
Recrutement et rémunération : Recrutement par voie statutaire ou contractuelle. Rémunération selon conditions statutaires.
Relation internes : Les services de la ville, et les élus.
Relations externes : Le public, les élus, l’INSEE, la Préfecture, la Sous-Préfecture, le tribunal judiciaire, le tribunal de proximité, le bureau du service national de Versailles, les consulats et ambassades, les entreprises de pompes funèbres, le SIFUREP….
Conditions d'exercice Temps de travail hebdomadaire
39h00 heures hebdomadaires
25 jours de congés annuels
22 jours de RTT
Horaires spécifiques : Disponibilités pour scrutins électoraux (samedis et dimanches) et le recensement de la population.
Particularités : 2 sites distants – accueil du centre administratif, et du point service public; Délégations de signature pour les opérations funéraires, la gestion des actes d’état civil, des affaires générales et des élections; Réalisation des auditions à mariage et à reconnaissance.
Moyens matériels
Ordinateur, téléphone, imprimante, scanner, photocopieuse, destructeur, machines ANTS, armoire forte, accès aux véhicules en auto partage pour les déplacements sur sites distants.
Avantages
Régime indemnitaire
Complément Indemnitaire Annuel
Prime annuelle
Participation employeur aux frais de transport, mutuelles santé et prévoyance labellisées
Adhésion au C.N.A.S.
Restaurant Inter Entreprise
Profil recherché Savoir
Techniques de management
Connaissance du code électoral, de l’instruction générale de l’état-civil, de la législation funéraire, des instructions INSEE et des procédures administratives
Connaissance de la gamme de Logiciels Arpège serait un plus
Logiciels Word, Excel, Outlook
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Savoir faire
Utiliser correctement les différents logiciels
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
S’exprimer clairement
Management des équipes
Savoir être
Organisation et rigueur
Autonomie
Discrétion
Dynamisme
Polyvalence
Disponibilité
Ponctualité
Diplomatie et amabilité
Devoir de réserve et confidentialité
Esprit d’initiative
Sens du service public
Capacités d’adaptation et de communication
Gestion du stress
Capacité à être régulièrement en relation avec le public
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