Au sein de l'institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions (Insmi) du CNRS et sous l'autorité de la responsable du pôle « finances » de l'institut, l'assistant(e) assure la réalisation et la coordination des actes de gestion financière et administrative nécessaires au bon fonctionnement de l'institut.
Activités
Gestion administrative et financière :
- Etablir des commandes, des ordres de mission et des états de frais.
- Réceptionner, trier et traiter les informations orales (accueil, téléphone) et écrites (courrier électronique).
- Prendre en charge les déplacements et missions des directeurs adjoints et des invités (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission en France et à l'étranger, des bons de commande et des états de frais dans le système de gestion du CNRS).
- Participer aux réunions organisées par le service financier et comptable et mettre en oeuvre les évolutions de la réglementation et des pratiques de l'établissement.
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers au moyen de points réguliers et accompagner la responsable du pôle « finances » dans l'élaboration et le suivi du budget de fonctionnement de l'institut.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
- Organiser le classement et la conservation des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation en lien avec la gestion financière et administrative.
- Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité de l'institut.
Coordination logistique :
- Coordonner les aspects techniques de l'institut (locaux, matériels, fournitures).
- Assurer le suivi de l'inventaire et des immobilisations.
- Assurer l'accueil des nouveaux agents et accompagner les départs, assurer et contrôler les accès aux applications et au matériel.
- Etudier les aménagements de locaux en fonction des besoins et en assurer la mise en oeuvre.
- Réceptionner les prestations des équipes techniques ou des entreprises intervenant sur le site.
- Superviser le parc matériel et logiciel informatique et proposer des évolutions.
- Résoudre ou faire remonter les incidents, s'assurer de leur résolution.
Suppléance :
- Assurer la continuité de service du pôle finances en cas d'absence des autres gestionnaires.
- De manière ponctuelle et en cas d'absence, assurer l'assistance de l'équipe de direction.
Compétences
Connaissances
- Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonne maîtrise orale et écrite de la langue française.
- Gestion budgétaire et comptable (notions).
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé).
Savoir-faire
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
- Savoir rendre compte et communiquer.
- Savoir gérer les priorités et les urgences.
- Être capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
Savoir-être
- Dynamisme, réactivité, esprit d'initiative.
- Rigueur et fiabilité.
- Sens du relationnel et du service.
- Sens de l'écoute et de la communication.
- Sens et respect de la confidentialité des informations.
- Sens de l'organisation et de la méthode.
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité.
- Sens du travail aussi bien en équipe que de façon autonome.
Contexte de travail
L'agent sera rattaché au pôle finances et travaillera en binôme avec un assistant gestionnaire et la responsable du pôle. Le poste est situé à Paris - 3 rue Michel Ange.
Créé en 2010, l'Insmi (CNRS Mathématiques) a pour mission, en concertation avec les établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, de maintenir les mathématiques françaises au plus haut niveau international tout en leur permettant de répondre à la forte demande issue des autres disciplines et de la société. Plus d'une centaine de structures nationales et internationales sont rattachées à l'Insmi. Environ 450 chercheuses et chercheurs du CNRS, 3 700 personnels enseignants-chercheurs et 550 personnels ingénieurs et techniciens (dont 250 du CNRS) y exercent leurs activités.
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