Gestionnaire administratif et pédagogique - f/h

À propos de nous

L'Université Sorbonne Paris Nord en vidéo :

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses

5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.


Mission

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR DSPS / IEJ

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d’encadrement : Non

Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l’UFR

Description du poste : missions et activités

Assistance à l’enseignement : gérer et organiser le secrétariat pédagogique de l’Institut d’Etudes Judiciaires

Référent.e centre d’examen du CRFPA

Accueil et information des usagers

Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
Organiser et assurer le suivi de la campagne d’inscription sur dossiers

Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers…)

Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants en vue de l’inscription à l’examen final

Organiser les galops d’essais (13 galops par an)

Référent.e centre examen (CRFPA)
Préparer le Planning des cours (recrutement de nombreux vacataires professionnels –avocats et magistrats)

Prendre contact avec les nouveaux intervenants de l’IEJ en partenariat avec le directeur de l’IEJ

Établir la liste des heures réalisées par les différents intervenants et demander la mise en paiement

Organiser les épreuves finales : planning des épreuves, convocations des étudiants suivant les matières choisies et fonction des dispenses sollicitées (vérification des demandes de dispense et transmission à l’EFB), suivi logistique

Mettre en forme et envoyer le courrier du directeur de l’IEJ, et faire le suivi des réponses

Prendre contact avec les examinateurs de l’examen d’entrée au CRFPA, en partenariat avec le directeur de l’IEJ

Saisir les notes et établir les procès-verbaux d’examen, réception des réclamations éventuelles

Organiser les sessions d’examens et les jurys (composition et convocation du jury de l’examen d’entrée au barreau en application des textes en vigueur)

Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès- verbaux...)

Élaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée : Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée

Participer aux différentes enquêtes statistiques

Accueillir et informer les usagers
Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants

Renseigner les usagers

Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams, …

Contraintes et difficultés du poste

Anticiper les activités pour palier à la variation de la charge de travail au cours de l'année et en particulier lors de la préparation de l’examen et du passage des épreuves nationales écrites et orales du CRFPA

Nombreux contacts avec les institutions extérieures (EFB, Barreaux, partenaires extérieurs nécessitant un très bon sens relationnel)

Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, ...)

L'évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s'investir dans des événements organisés par la composante ou l'université


Profil

Compétences

Connaissances / Savoir

Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur

Connaître les règles de scolarité

Avoir une connaissance générale de la gestion administrative

Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Connaitre le fonctionnement du Centre Régional de Formation Professionnelle des Avocats et les modalités de l’examen

Connaître la structure des enseignements du diplôme et du règlement des examens

Savoir faire

Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil

Savoir rechercher l’information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, HyperPlanning, E-candidat, …)

Savoir être

Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)

Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe

Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir prendre des initiatives

Savoir travailler en autonomie