Description
RESPONSABILITÉS : L'objectif de ce recrutement est dans un premier temps de constituer un vivier de candidats.es qui sera transmis dans un second temps aux différentes structures de l'Université ayant des besoins de recrutement. Cette offre décrit les activités principales attendues sur les différents postes qui seront à pourvoir. En intégrant ce vivier, le.la candidat.e pourra être contacté.e par les différentes structures de l'université pour un entretien.
Mission principale :
Réaliser des opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité de la structure d'affectation.
Activités :
Les gestionnaires administratifs ou de scolarité réalisent tout ou partie des activités suivantes, en fonction de leurs affectations :
* Accueillir, informer et orienter les usagers de la structure (étudiants, enseignants, visiteurs extérieurs, personnels administratifs, chercheurs...)
* Saisir, mettre en forme des documents divers (administratifs et pédagogiques, courriers, rapports, bilans, compte-rendu de réunions...), les reproduire et les diffuser
* Créer des documents d'information, alimenter des pages web ...
* Assurer des tâches de secrétariat courantes (gestion d'agendas, de boîtes mails, organisation des déplacements ...)
* Retranscrire des informations orales à l'écrit
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
* Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bords dédiés à la gestion administrative
* Participer à l'organisation de réunions, séminaires, rencontres
* Activités spécifiques aux gestionnaires de scolarité :
* Gérer les inscriptions administratives et/ou pédagogiques sur le logiciel interne (APOGEE)
* Délivrer des documents administratifs (relevés de notes, attestations provisoires de réussite aux diplômes...)
* Instruire les demandes d'équivalences de diplôme, de validations d'acquis et de transferts de dossiers
* Assurer le suivi des conventions de stage
* Participer à l'organisation administrative des examens (reprographie de sujets, mise à disposition des copies, préparation des étiquettes d'anonymat, anonymat des copies, surveillance etc...)
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir :
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
* Connaissance souhaitée sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures
* Notions relatives à la réglementation du dispositif de formation de l'Enseignement Supérieur
Savoir faire :
* Utiliser des fonctionnalités avancées d'une messagerie électronique et de la suite bureautique OFFICE (Word, Excel)
* Appréhender rapidement des applications métiers internes (Move'on, Apogée, e-candidat, P-Stage)
* Utiliser les outils collaboratifs de travail à distance (visioconférence, messagerie instantanée, espace de travail partagé...)
* Élaborer des documents de travail : comptes rendus, notes, courriers, tableaux de suivi
Savoir être :
* Gérer la confidentialité des informations et des données
* Capacité d'organisation, rigueur et méthode
* Capacité de communication orale et écrite (téléphone, messagerie, agenda électronique...)
Pourquoi nous rejoindre?
Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.
* Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
* Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
* Temps de travail aménageable
* Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
* Restauration collective
* Aide et prestations sociales
* Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
* Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université
* Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade
Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité
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