Assistant.e administratif.ve & formation - h/f

Description entreprise :

🚀 Notre groupe (55p) associe deux expertises complémentaires : ASFO Grand Sud/CEFIRC, spécialisés dans la formation professionnelle, et LFC Humain, dédié au conseil RH. Avec une présence renforcée en Occitanie et en Nouvelle-Aquitaine, nous mettons notre savoir-faire au service des entreprises pour les accompagner dans le développement de leurs talents et l'optimisation de leurs ressources humaines.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons en CDI un.e Assistant.e administratif.ve & formation


Description du poste :

Rattaché.e à la Responsable Assistante Régionale, vous serez le point de contact clé du site de Ramonville et garant.e du bon déroulement des formations INTER et INTRA. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, le support logistique et administratif des formations ainsi que la facturation.




📌 ACCUEIL ET LOGISTIQUE DES FORMATIONS

* Accueil physique des stagiaires, formateurs, visiteurs, et orientation sur site.
* Accueil téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs, avec transmission aux interlocuteurs concernés.
* Préparation logistique des sessions : écrans d’accueil, signalétique, jetons café, matériel spécifique (PC, tablettes, extincteurs…).
* Réservation et aménagement des salles de formation et des bureaux.
* Gestion des stocks (livrets, fournitures, gobelets, jetons…).
* Organisation du planning de permanences.
* Réception, tri et distribution du courrier, remise des chèques.
* Assistance aux formateurs dans l’utilisation du logiciel interne (FACETT).


📌 SUPPORT ADMINISTRATIF A LA GESTION DES FORMATIONS

* Préparation des dossiers de formation : saisie des sessions, listes de participants, conventions, dossier pédagogique.
* Facturation : saisie des données, établissement des factures et déclarations sur plateformes, suivi des prises en charge OPCO, gestion et relances des impayés et suivi des encaissements.


📌 SUPPORT AUX ACTIVITES TRANSVERSES

* Participation à la création et mise à jour des tableaux de bord mensuels, trimestriels et annuels.
* Appui à la gestion de projets internes.
* Veille au respect des processus qualité et procédures internes.






Profil recherché :
* Formation : Bac+2 dans le domaine administratif, accueil et/ou gestion ;
* Expérience réussie d’1 an minimum ;
* Bon niveau d’expression orale et écrite ;
* Polyvalence : vous êtes à l’aise dans un rôle aux missions multiples et appréciez la diversité des tâches ;
* Sens du service : vous avez à cœur de créer une expérience positive ;
* Esprit d’équipe : vous aimez collaborer, partager les informations et contribuer à une bonne ambiance de travail ;
* Approche positive : vous êtes reconnu.e pour votre dynamisme et votre engagement !

Pourquoi nous rejoindre ?

🎯Un rôle polyvalent et central dans la gestion du site et des formations ;
📚Une formation interne suivie d’un accompagnement pour une prise de poste sereine ;
🌍Des échanges fréquents avec de nombreux professionnels ;
🚀Une structure en pleine évolution, avec un environnement de travail dynamique.

Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif, nous serons ravis de vous apporter plus de détails !



Le processus recrutement :

1. Analyse du CV : Si retenu, échange téléphonique ;
2. Entretien physique : Passation de tests et rencontre avec la Consultante Recrutement ;
3. Entretien final : Rencontre avec la Responsable Support Administratif.