Assistant(e) de direction (h/f)

Dans le cadre d'un remplacement, le collège est à la recherche d'un/une assistant(e) de direction.

Activités principales

Gestion administrative
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs et les appels téléphoniques (filtre l'accès à la direction, réoriente éventuellement les interlocuteurs, etc.) et accueillir lors des différents événements (JPO par ex) ;
- Ecouter les demandes des interlocuteurs, analyser et répondre de manière adaptée en respectant le niveau de délégation donné par le chef d'établissement ;
- Collecter, éditer et diffuser des documents administratifs auprès des élèves, des familles et des enseignants (autorisations, assurances scolaires, bulletin scolaire, ...) ;
- Diffuser des documents : mettre à jour, dupliquer, mettre sous enveloppe, mailing... en respectant la charte de l'établissement et les consignes ;
- Prendre en charge les tâches et activités administratives liées aux familles (dossiers d'inscriptions, .) ou aux élèves (dossiers scolaires.) ;
- Prendre en charge les tâches et activités en lien avec la gestion des dossiers des enseignants et les relations administratives avec le rectorat (gestion des absences, saisie des heures supplémentaires sur le serveur académique, établissement des PV d'installation et modification des quotités horaires) ;
- Prendre en charge le suivi administratif du/de la chef(fe) d'établissement (gestion agenda et planning du chef d'établissement, dossiers importants.) en tenant compte des priorités, des impératifs et des urgences ;
- Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences à l'équipe de direction ;
- Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l'académie en choisissant d'y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire ;
- Contribuer à l'interaction entre l'équipe de direction et les autres acteurs de la vie de l'établissement en identifiant son rôle, en faisant preuve de distanciation et de discrétion professionnelles et en utilisant le moyen de communication adapté ;
- Contribuer à la circulation de l'information ;

Gestion comptable et financière
- Préparer les éléments de facturation famille : Saisie des informations financières (contributions, autorisations de prélèvement.) et communication des régularisations de facturation (sortie ou entrée d'élèves, modifications sur les régimes de demi-pension.) ;
- Récolter les dossiers de bourses, les états de liquidation des bourses, les transferts de bourses pour transmission au service comptabilité ;
- Récolter les dossiers des aides aux familles pour transmission au service comptabilité (département formulaire de demande) ;
- Réceptionner et transmettre les règlements des familles en comptabilité (gestion de la caisse, comptabilisation des paiements en espèce) ;

Compétences
- Savoir utiliser les outils numériques (pack office, logiciel Charlemagne.)
- Savoir rédiger et mettre en forme un document (compte rendu de réunion, prise de note, correspondance) en respectant les règles d'orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique
- Organiser son activité en l'ajustant en permanence aux situations rencontrées (accueil simultané téléphonique et physique, tâches prioritaires...)
- Savoir organiser, planifier, anticiper son activité
- Savoir s'exprimer au téléphone
- Avoir des capacités d'écoute et des qualités relationnelles
- Savoir dialoguer de façon constructive avec les différents interlocuteurs dans l'établissement et travailler en équipe
- Savoir informer et rendre compte
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité et de rigueur dans l'organisation de son travail
- Faire preuve de conscience professionnelle