Assistant administratif et financier eugloh h/f

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

* De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
* Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
* Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
* Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité de la Manager Institutionnelle EUGLOH d’UPSaclay, l’assistant·e administratif·ve et financier·ère EUGLOH aura comme mission principale d’apporter un soutien administratif et financier à l’équipe EUGLOH d’UPSaclay dans le respect des règles administratives et financières du projet et de l’université. Il/Elle aura un lien fonctionnel avec les managers·ères administratifs·ves d’UPSaclay des différents Work Packages du projet EUGLOH2.0. L’agent·e aura des contacts quotidiens avec les agents·es de la DRIE, des autres membres EUGLOH et du secrétariat de l’alliance, des académiques et des Services centraux tels que la DAF ou le Pôle.

Activités principales de l’agent·e :

Appui à la gestion administrative et financière EUGLOH

* Assurer le suivi financier et administratif de toutes les activités et projets auxquels UPSaclay participe dans le cadre d’EUGLOH, dans le respect des procédures et règles financières des différents bailleurs (Commission Européenne, ANR) ;
* Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion, comme les feuilles de temps pour les enseignants·es-chercheurs·ses, les devis, les feuilles de présence, etc. ;
* Assurer le suivi et interagir avec les gestionnaires financiers et administratifs des différentes structures de l’université Paris-Saclay et des services centraux ;
* Appuyer l’organisation et suivre les commandes en lien avec les activités EUGLOH d’UPSaclay ;
* Tenir à jour les tableaux de bord pour aider au pilotage, à la gestion et au suivi financiers des différentes actions et activités EUGLOH financées par Erasmus+ ou France 2030.

Gestion des outils

* Gérer la boîte mail institutionnelle d’EUGLOH ;
* Tenir à jour le tableau des intervenants d’UPSaclay dans l’outil de gestion de l’Alliance ;
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Participation à la vie de service

* Assurer le suivi administratif des heures des jobs étudiants et/ou des stagiaires, si applicable ;
* Contribuer à l’organisation des réunions et au suivi des décisions prises ;
* Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) à l’organisation d’événements et activités EUGLOH (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Type du contrat : CDD 1 an et 8 mois


Profil recherché

Connaissance, savoir :

* Environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
* Gestion administrative d’un établissement public est un plus
* Concevoir des tableaux de bord
* Première expérience interculturelle souhaitée
* Niveau 5 (Bac+2)

Savoir-faire :

* Maîtrise des outils de bureautique, Microsoft Office (Excel, Powerpoint et Word)
* La connaissance d’outils numériques collaboratifs ou graphiques est un plus
* Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles administratives
* Anglais : être capable d’échanger à l’oral et à l’écrit dans le cadre de ses activités propres

Savoir-être :

* Sens de l’organisation et de la priorisation
* Rigueur, Fiabilité et Réactivité
* Polyvalence et Autonomie
* Aisance à travailler dans un environnement complexe
* Très bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe
* Aptitude à travailler dans un environnement interculturel