Publiée le Il y a 20 h
Mission du poste
FILIERE : Filière administrative
CADRE D'EMPLOI : Adjoints Territoriaux
CATEGORIE : C
GRADES CORRESPONDANTS :
Adjoint Administratif
Adjoint Administratif Principal 2ème classe
Adjoint Administratif Principal 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
Temps de travail 20 h
DÉFINITION DU POSTE :
Au sein d'une commune de moins de 2000 habitants, l'agent assurera les tâches administratives polyvalentes de base dans les domaines divers tels que la comptabilité, la communication, l'état civil, ainsi que toutes autres tâches confiées par la secrétaire générale. Également, l'agent remplacera l'agent d'accueil pour assurer notamment l'accueil physique et téléphonique en son absence.
MISSIONS
COMPTABILITÉ pour la Commune et le CCAS
-Saisir les engagements comptables des commandes
- Enregistrer les factures de Chorus Pro et traitement via le logiciel comptable
- Etablir ordonnancer et liquider les bordereaux de mandats de dépenses
- Etablir ordonnancer et liquider les bordereaux de titres de recettes
-Traiter les débits d'office et le P 503
- Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable
- Réception des livraisons et gestion des fournitures administratives
-Relation étroite avec le Service de Gestion Comptable
COMMUNICATION
- Création d'affiches pour communiquer auprès des administrés
- Publication des informations sur Panneau Pocket
- Mise à jour du site internet
- Aide dans les étapes de finition de la gazette communale
- Participation à la commission communication sur demande de la Secrétaire générale ou du Maire
En remplacement et en lien avec l'agent d'accueil :
ACCUEIL
- Accueil physique et téléphonique des administrés, des fournisseurs, et des institutions : recevoir et orienter les demandes
- Retransmission des messages à l'équipe et aux élus concernés
- Traiter les courriers (arrivée / départ), les e-mails,
- Classer, ranger et archiver les dossiers,
DIVERS
- Affichage règlementaire
- Gestion de l'agenda du Maire, adjoints et autres rendez-vous
- Gestion des associations, gestion des salles communales (associations et administrés), Etat des lieux
- Gestion des permissions de voirie
- Déclaration des sinistres aux assurance
- Traiter les demandes d'état civil, cimetière, élections, recensement militaire
- Assurer la tenue des listes électorales et organisation physique des scrutins,
- Traitement des paies et déclaration des cotisations
Profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Gérer les réservations de salles et de matériel,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
