Assistant(e) de direction (h/f)

Votre mission

Missions principales :

Missions de secrétariat et d'assistanat :

- Gestion de l'agenda et accompagnement à l'anticipation des différentes échéances
- Réservations régulières de bureaux de passage sur le Paddock et à la VLV
- Organiser les voyages en France et à l'étranger de la DRH et éventuellement des autres membres de l'équipe
- Organisation et préparation de réunions, réservation de salles
- Rédaction de documents (notes, comptes-rendus), mise en page de présentations
- Accompagner l'équipe dans la mise en forme des présentations à destination du Groupe
- Assurer une partie des reportings RH diffusés
- Assurer le suivi de la base des nouveaux entrants pour l'organisation des déjeuners métiers et RDV avec des membres du COMEX
- Construire et animer la diffusion d'un calendrier comportant l'ensemble des évènements clés de l'année
- Mettre en place et gérer le classement, rangement

Vie d'équipe :

- Contribution à l'organisation des séminaires et autres événements/réunions/petits déjeuners liés à la vie de l'équipe
- Réceptionner et distribuer le courrier du département et envoi du courrier
- Accueillir les visiteurs
- Organiser les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs de la Direction
- Organiser la réunion bimensuelle transverse
- Préparer les slides sur les nouveaux entrants pour la réunion bimensuelle
- Aider si nécessaire l'équipe sur l'organisation de projets ciblés.

Office Management :

- Veiller aux espaces de travail et aux besoins de mobiliers
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe (informatique)
- En lien avec les services généraux, assurer l'aménagement des bureaux pour tout nouvel embauché, les réaménagements des bureaux et déménagements

Suivi administratif et budgétaire :

- Suivi et validation du remboursement des notes de frais
- Responsabilité du suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement et contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects),
- Suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges...) ;
- Contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne (déclarations cadeaux...)
-Coordonner le rétroplanning, embarquer les autres acteurs de l'équipe et assurer la consolidation.
- Être en lien avec le contrôle de gestion pour répondre aux différentes demandes et contribuer aux présentations budgétaires.

Votre profil

Critères d'évaluation :

Qualité des relations entretenues avec les interlocuteurs internes et externes
Esprit de service au sein de l'ensemble des équipes
Rigueur dans les dossiers gérés
Capacité à gérer différents dossiers récurrents avec des échéances précises et un quotidien aléatoire
Discrétion et confidentialité des dossiers en cours

Profil :

Expérience d'environ 8 à 10 ans dans l'assistanat de direction, idéalement dans un service RH
Excellente communication et attitude de réserve liée à la fonction
Sens de l'organisation et de la rigueur (respect des délais)
Sens du service, adaptabilité, souplesse
Enthousiasme, sens de la convivialité
Pertinence et dynamisme dans la prise d'initiatives
Qualité des documents rendus
Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et Power Point)
Anglais courant