Chargé(e) du suivi des assurances

Détails de l'offre

Famille de métiers Affaires juridiques > Assurances Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Fonction : Gestionnaire administratif Poste n° : PER00330

Catégorie : B/C
METIER CNFPT : assistante /assistant de gestion administrative
AFFECTATION : Direction des Affaires Juridiques et de l’Achat Public / Pôle Juridique Affaires Générales / Service Conseil et Contentieux Affaires Institutionnelles
Effectif théorique du service : 7
Lieu de travail : Nouveau Forum – 49, rue Gustave Delory à Lille

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Au sein de la Direction Générale Adjointe Partenaire Ressources (DGAPAR), la Direction des Affaires Juridiques et de l’Achat Public (DAJAP) regroupe les fonctions juridiques (gestion des assemblées, conseil juridique, gestion du contentieux, gestion des assurances, commande publique) et assure à ce titre la continuité et la cohérence de ces activités.

Le service prend principalement en charge le conseil et le contentieux en matière de ressources humaines, de domanialité et, plus largement, au fonctionnement institutionnel de la collectivité. Le service est également en charge de la gestion des assurances.

Sous la responsabilité de vos supérieurs hiérarchiques, vous assurez la gestion administrative des dossiers relatifs aux assurances ayant trait à la responsabilité civile générale, à la responsabilité civile Aide Sociale à l’Enfance, à la tous risques expositions, à la dommages ouvrage, ainsi qu’aux dommages aux biens.

Vous êtes notamment chargé(e) de la gestion administrative et du suivi de ces assurances, et plus particulièrement :
•La constitution des dossiers de souscription des assurances constructions ;
• Les déclarations des expositions des équipements culturels départementaux ;
• La mise à jour du patrimoine immobilier départemental ;
• La vérification et mise en paiement des primes d’assurance ;
• Le relai avec les assureurs et les services départementaux.

Vous êtes également chargé(e) de la gestion des sinistres relevant de ces assurances et plus particulièrement :
• La réception des réclamations et des déclarations de sinistre ;
• Les déclarations de sinistres aux assureurs concernés ;
• Le relai avec les services du Département pour la constitution du dossier nécessaire à l’analyse du sinistre ;
• Le relai avec les assureurs et les experts ;
• Occasionnellement, le suivi des contentieux en collaboration avec l’avocat désigné par l’assureur ;
• La vérification des décisions prises par les assureurs, conformément aux stipulations des contrats d’assurance, et en lien avec les services du Département s’agissant des aspects techniques ;
• La mise en œuvre le cas échéant des décisions de l’assureur, en lien avec les services du Département, et notamment l’encaissement des indemnisations.

Vous pourrez occasionnellement être amené(e) à procéder à des analyses de clauses d’assurance, à effectuer du conseil juridique en assurances, et à analyser les garanties du contrat au regard des projets du Département et des positions prises par les assureurs dans les dossiers.

Relations professionnelles :
Internes :
• Relations régulières avec les autres services.

Externes :
• Relations fréquentes avec les assureurs, les experts, les avocats, les institutions et les usagers.

Conditions particulières :
• Travail en bureau
• Contraintes horaires en fonction de l’activité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Disponibilité
• Déplacement occasionnel sur les territoires pour les expertises
• Fonction éligible au télétravail Missions / conditions d'exercice Savoir-faire

Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Elaboration et suivi de dossiers administratifs
• Instruire ou suivre l'instruction des dossiers
• Analyser des informations et documents
• Renseigner des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord)
• Renseigner des documents de suivi
• Établir des rapports de suivi et renseigner des indicateurs et tableaux de bord
• Assurer un suivi administratif du dossier

Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances


Savoirs

• Procédures du service
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Outils informatiques et logiciels spécifiques
• Notions de droit public et administratif
• Notions en droit des assurances Profils recherchés Savoir-faire

Compte-rendu d’activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie


Savoirs

• Organigramme de la collectivité
• Notions d’organisation et de planification du temps de travail
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Principes de la communication écrite et orale

Savoir-être

• Faire preuve d’initiative
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Faire preuve de réactivité
• Savoir gérer son stress
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Être rigoureux
• Sens de l’organisation
• Aisance relationnelle et rédactionnelle #J-18808-Ljbffr