Assistant administratif (f/h) - direction des ressources humaines

RESPONSABILITÉS :

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Positionnement dans le service : Sous l'autorité du directeur des ressources humaines
Définition de la fonction : Assistant administratif de la direction des ressources humaines
Champs des relations :
• En interne :
• Chefs de services
• Directrices de pôle
• Directeur des ressources humaines
• Vice-présidents
• Cabinet
• DGS
• Le secrétariat général
• Directeurs/Directrices de composantes
• Responsables des services administratifs
• Les agents des services centraux

• En externe :
• Rectorat
• Ministère
• Autres établissements d'enseignements supérieurs
• CROUS
• Association des DRH de l'enseignement supérieur
• Différents fournisseurs, etc..

Mission 1 : Assistance et soutien administratif pour la direction des ressources humaines
• Effectuer les travaux de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de la DRH : filtrage téléphonique, gestion d'agendas, gestion de la messagerie de la direction, convocation agent, préparation dossiers etc..
• Soutien logistique et appui administratif pour le CSAE : préparation de la salle, envoi des convocations et des documents préparatoires aux membres, rédaction de notes ou documents relatifs à l'instance
• Organiser les réunions de la DRH et assurer la mise en œuvre opérationnelle
• Gestion et suivi des palmes académiques : diffusion aux services, envoi aux rectorat et coordination avec le cabinet
• Commande fournitures bureautiques pour les services de la DRH
• Organisation de déplacement DRH ou agents de la DRH
Mission 2 : Centraliser et diffuser les informations en lien avec la direction RH - Élaboration du bulletin info RH
• Centraliser et diffuser les informations en lien avec la direction RH
• Élaboration du bulletin info RH
Mission 3 : Relais RH des services centraux
• Transmission des informations utiles aux services centraux
• Centraliser les jours de télétravail à indemniser
• Centraliser les retours des campagnes de FMD et SFT
• Gestion et suivi des absences pour garde d'enfant pour les services centraux
• Édition des cartes multi-services et Gestion des cartes provisoires

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Il est à pourvoir dès que possible.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Connaissances :
• Connaissance générale de la fonction publique et de l'enseignement supérieur en particulier
• Maîtrise bureautique
• Compétences organisationnelles
Compétences :
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Rigueur, réactivité
• Bonnes aptitudes rédactionnelles
• Qualité relationnelle, diplomatie et courtoisie
• Discrétion