Vos missions en quelques mots Assister le Directeur pour la préparation et le suivi de certains dossiers. Assurer le secrétariat du conservatoire et le suivi administratif du service en lien avec les autres services municipaux. Accueillir et renseigner le public (élèves et parents d’élèves) au conservatoire de musique de Villebon sur Yvette. Apporter un soutien administratif à l’équipe enseignante. Accueillir et renseigner le public (accueil physique et téléphonique d’élèves, parents, enseignants). Rédiger des courriers (papier ou électronique), des compte-rendu de réunion, des notes de service. Tenir à jour le chrono et le suivi des courriers, des mails et des réclamations sur le logiciel courrier. Assurer le suivi du planning et la présence des élèves et le suivi de la scolarité ;. Assurer l’agencement et le suivi du planning des enseignants concernant les salles de cours, les horaires, les jours etc.…. Gérer les présences en établissant un relevé mensuel. Préparer les éléments à transmettre à la direction des ressources humaines concernant les absences, remplacements, renouvellement des contrats des enseignants non titulaires, contrats pour remplaçants, pour les intervenants extérieurs. Préparer les éléments de facturation concernant les prestations des usagers pour la régie unique. Gérer et renouveler la régie d’avance. Gérer le parc instrumental. Participer à la préparation budgétaire en soutien du Directeur et assurer le suivi : achat de matériel, bon de commandes, facturation en lien avec le service comptabilité. Etablir administrativement et suivre les dossiers de demandes de subventions, d’agrément ou de concours préparés par le Directeur. Assurer la logistique des manifestations musicales : courrier d’information, fiches techniques, location, transport de matériel… et y participer ponctuellement. Concevoir divers supports de communication (affiches, programmes), mettre à jour le site internet ;. Préparer les rentrées scolaires : constitution des dossiers d’inscription, des classes par discipline, par cycle, création des livrets de présences, répartition des salles de cours etc.…. Assurer la maintenance et la gestion du petit matériel. Tenir à jour les données au sein du logiciel métier I-Muse Profil recherché Connaissances (savoirs) Intérêt pour le secteur culturel et artistique Expérience en secrétariat Maitrise des outils informatiques (Office, Outlook, Internet, Intranet, Logiciel Métier I-Muse, Logiciel courrier) Compétences (savoir-faire) Ponctualité, Méthode et organisation Sens de l’initiative Maitrise de la communication orale et écrite Savoir rendre compte Aptitudes (savoir-être) Diplomatie et discrétion Disponibilité Excellentes qualités relationnelles, sens de l’écoute et de la communication Autonomie et adaptation selon les interlocuteurs
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