Assistant administratif de la cellule de soutien aux structures de l'asu f/h

Informations générales Organisme de rattachement Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions. Référence 2025-1263 Niveau facultaire / inter-facultaire Directions inter-facultaires Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie (DGAFP) A (cadre) Corps ASI Domaine / métier 04 - Catégorie A - Assistant ingénieur (ASI) - J - Gestion et Pilotage - Assistant-e en gestion administrative Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant administratif de la Cellule de soutien aux structures de l'ASU F/H Présentation de la structure recruteuse Sorbonne Université est membre de l'Alliance Sorbonne Université (ASU) qui regroupe aujourd'hui douze établissements (Sorbonne Université, le Muséum national d'Histoire naturelle, l'INSEAD, l'université de technologie de Compiègne, le Pôle supérieur d'enseignement artistique Paris Boulogne-Billancourt, France Education International, l'ENSCi-Les Ateliers, le CNAM, le CNRS, l'Inserm, l'Inria et l'IRD) et qui couvre tous les champs disciplinaires des lettres, de la médecine, des sciences et ingénierie, de la technologie, du design et du management. La diversité des membres de l'Alliance favorise une approche globale de l'enseignement et de la recherche. Elle promeut l'accès de tous au savoir et développe de nombreux programmes et projets communs dont les Instituts et les Initiatives. La Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université est constituée de deux Pôles, le Pôle de suivi des Projets ANR et le Pôle de gestion administrative et financière de l'Alliance Sorbonne Université. Description du poste Fonctions : Assistant-e administratif-ve de la Cellule de soutien aux structures de l'ASU Catégorie : A Corps : ASI BAP : J CDD de 3 ans. A pourvoir dès que possible. Sous la responsabilité directe de la Responsable de la Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université (CASU), vous jouerez un rôle essentiel dans la mise en œuvre et le suivi des activités administratives, financières et logistiques de la structure. Vous appuierez les différents acteurs sur la régularité juridique, administrative et comptable des dossiers tout en contribuant à l’amélioration continue des processus internes. Dans ce cadre, vous assurez, sur demande de la Responsable de la CASU, la gestion quotidienne des opérations administratives et financières, en élaborant, préparant et contrôlant les actes de gestion tels que les conventions de financement, les décisions attributives ou encore les reversements, dont vous suivrez attentivement les échéances. Vous coordonnez les aspects logistiques de la structure et participez à la production d’outils d’aide au pilotage, notamment à travers la conception et le suivi de tableaux de bord, d’indicateurs de performance, de bilans et de statistiques. Dans une démarche d’amélioration continue, vous proposez et développez de nouveaux outils de gestion, de procédures et de documents afin d’appuyer la Responsable de la CASU sur l’optimisation du fonctionnement global de la cellule. Interlocuteur·rice des services internes, vous veillez à la bonne circulation de l’information et accompagnez les différents acteurs de la structure dans leurs démarches administratives. Vous assurez également une veille active sur l’évolution de la réglementation applicable à votre domaine d’activité. Enfin, vous participez à la vie de la CASU en élaborant les comptes rendus de réunion et en contribuant au suivi opérationnel des actions décidées. Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles) Connaissances transversales requises : Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Utilisation des techniques de classement et d’archivage Compétences opérationnelles : Réaliser des synthèses Rédiger des rapports ou des documents Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles Élaborer des éléments de langage Concevoir des tableaux de bords Savoir-faire transversaux : Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…) Hiérarchisation des tâches et organisation de l’activité en tenant compte des contraintes et des échéances Informer et rendre compte à sa hiérarchie Rechercher l’information, la vérifier et la classer Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Capacité à rédiger des documents d’aide à la décision, des notes administratives, des documents de synthèse, élaborer des bilans (qualitatif et quantitatif) et des indicateurs d’évaluation et les exploiter Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique) Savoir être : Capacité à hiérarchiser et à prioriser Autonomie, méthode et rigueur Fiabilité Sens de l’organisation et de la coordination Aptitude à travailler en équipe Disponibilité, discrétion et confidentialité Sens du contact et des relations humaines Polyvalence et capacité d’adaptation Durée du contrat (mois) 36 Quotité Temps plein Informations complémentaires Encadrement Non Télétravail possible Oui Conditions d'exercice Conduite de projet Non Critères candidat Niveau d'études Niveau 5 - Bac 2 Niveau d'expérience min. requis Confirmé Langues Anglais (4 - Niveau avancé (B2)) Localisation du poste Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Tour Zamansky Site Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris Date de vacance de l'emploi 05/01/2026