Gestionnaire administratif f/h

À propos de nous

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

L’USMB fait évoluer son premier cycle universitaire pour répondre aux besoins des publics actuels en proposant des formations plus flexibles, une individualisation des parcours, et un accompagnement des étudiants.

L’objectif est de permettre aux étudiantes et aux étudiants de bénéficier d’un accompagnement individualisé afin de les aider à construire plus sereinement leur projet personnel et professionnel et d’accroitre leur motivation. Venez contribuer à la construction de cette perspective enthousiasmante permettant d’amorcer une nouvelle vision de l’enseignement supérieur, plus proche de ses usagers.

L’USMB œuvre pour la réussite de ses étudiants et étudiantes et en particulier à celle des publics fragiles tels que les étudiants en situation de handicap et ou les étudiants dit « décrocheurs ». Pour ce dernier et à titre expérimental, un dispositif d’accompagnement personnalisé a été mis en place avec la création d’un diplôme universitaire (DU) « Mon Nouveau Projet » : « DU Monopro ». Ce DU permet ainsi aux étudiants inscrits en première année des mentions de licence et de BUT de poursuivre l’année universitaire avec l’objectif principal de construire un nouveau projet d’orientation ou de réorientation.

Pour cela le DU est composé « de différentes unités d’enseignements et d’aide à l’orientation » pour  :

· Acquérir de nouvelles compétences

· Découvrir et connaitre le monde professionnel

· Découvrir des formations universitaires de l’USMB ou en dehors de l’USMB

· Reprendre confiance en soi et renouer avec la réussite Construire son projet d’orientation et d’insertion professionnel et le mettre en œuvre (suivis individuel et collectif)

Pour ce qui concerne le public des étudiants en situation de handicap, ce dernier est accompagné par un service spécifique la Mission Handicap qui, notamment organise la mise à disposition d’aides humaines.


Mission

I/ AFFECTATION :

Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE), Maison des étudiants et de la réussite sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du Service Universitaire d’Information, d’Orientation et d’Insertion professionnelle et en coordination fonctionnelle avec la Mission Handicap.

II/ MISSIONS

- La personne recrutée a pour mission d’appuyer la mise en œuvre du DU Mon Nouveau projet. Elle contribue aux activités du pôle réussite intégré au Service Universitaire d’Information, d’Orientation et d’Insertion Professionnelle (SUIOIP) de l’université Savoie Mont Blanc (USMB). Elle assure en lien avec le coordinateur du DU la gestion administrative, logistique et financière du Du Mon Nouveau Projet.

- La personne recrutée organise, pour la Mission Handicap le suivi des aménagements des étudiants et notamment des aides humaines dont peuvent bénéficier les étudiants en situation de handicap.

III/ ACTIVITES

Activités principales :

· Assurer l’accueil et l’information des étudiants

· Effectuer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques

· Gérer les emplois du temps (saisie, modification, réservation de salles, …)

· Réaliser le suivi administratif des étudiants (absence, saisie des notes, aménagement d’études, stage, bourse, …)

· Préparer les jurys (organisation, relevés de notes, PV, …)

· Gérer et suivre les dossiers de vacation

· Envoyer le dossier administratif aux étudiants en vue de l’élaboration de leur contrat étudiant

· Réceptionner, contrôler le dossier retourné par l’étudiant en récupérant les pièces manquantes avant envoi au service des ressources humaines de l’université et assurer l’envoi du contrat signé à l’étudiant

· Tenir et mettre à jour le suivi des dossiers étudiants via un document numérique partagé dédié

· A la fin de chaque semestre, récupérer auprès des étudiants le relevé des heures effectuées pour réaliser les états de service faits en vue de leur paiement

Activités associées :

· Assurer la gestion logistique et financière du DU

· Concevoir et adapter des outils de gestion pour assurer le suivi des étudiants

· Participer aux réunions de coordination du DU (pilotage, perfectionnement, …)

· Participer aux actions transversales et évènements du SUIOIP et de la Mission Handicap

Conditions particulières d’exercice : Participation à des manifestations parfois en horaires décalés et 3 samedis sur l’année (salons, JPO, évènements d’insertion professionnelle).


Profil

I/ COMPETENCES

Savoirs :

· Connaissance du fonctionnement de l’université

· Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur

Savoir-faire :

· Analyser un besoin, des données et informations dans le cadre d'une problématique

· Conseiller et accompagner une personne, un groupe

· Appliquer la réglementation et les procédures

· Utiliser les outils bureautiques et logiciels dédiés à l’activité

Savoir-être :

· Bon relationnel et sens du travail en équipe

· Disponibilité et réactivité

· Adaptabilité, autonomie et polyvalence

· Organisation, rigueur et gestion des priorités

· Sens des initiatives et du service public

· Discrétion et confidentialité

II/ CONDITIONS D’EMPLOI

* Recrutement sur projet

* Traitement brut mensuel : 1 801,80 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)

* Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)

* Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation

* Télétravail possible

* Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…

* Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale

III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 30 novembre 2025.

Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter Charlotte.duchene@univ-smb.fr

Les premières auditions se dérouleront le 11 décembre 2025