Secrétaire antenne de gestion (h/f)

Secrétariat et accueil du public :
- assurer l'accueil téléphonique et physique des agents et du public présent dans le parc,
- gérer le courrier,
- assurer le classement et l'archivage,
- commander les fournitures,
- rédiger et afficher tous documents de communication et/ou notes de service,

Gestion du personnel :
- être le premier relai d'information RH auprès des agents et des encadrants avec l'appui de l'expertise du SRH,
- saisir des éléments variables de ressources humaines dans TEMPRO (congés, HS, chèques restaurant, médailles, incidents de présence,…),
- réaliser le tri et la distribution des documents RH aux agents,
- saisir les heures syndicales et en assurer le suivi
- vérifier les fiches de liaison pour la paie,
- transmettre au SRH des documents relatifs aux arrêts de travail,
- recenser les grévistes et suivre la reprise de traitement,

Gestion administrative des manifestations :
- gérer la boite mail générique de Parilly,
- gérer les manifestations en lien avec les techniciens,
- rédiger les conventions d'occupation des espaces extérieurs, des locaux et des prêts de matériels,
- assurer les relations administratives avec les divers partenaires,
- émettre les titres de recettes liés à ces occupations.

Comptabilité et marchés :
- travailler en binôme et assurer l'intérim de l'assistante de gestion responsable de la gestion comptable : saisie des factures et mandats, réaliser les engagements et le suivi des crédits, demandes de virements…,
- traiter des bons de commande et factures (sous GDA),
- gérer les titres de recettes
- demander les quotas et suivi des marchés dans GDA,

Divers :
- référent société de nettoyage pour les locaux de Parilly : remontée des dysfonctionnements/questionnements à la DPMG
- chargé du suivi des sollicitations à la DPMG sur bâtiments (logements) ou concessionnaires.