Assistant de pôle géographique (f/h)

Vous souhaitez intégrer une association militante et agir concrètement pour plus de justice sociale ? Médecins du Monde agit depuis plus de 40 ans pour soigner les populations les plus vulnérables, dénoncer les entraves à l’accès aux soins et faire évoluer durablement les politiques de santé. En France et dans près de 30 pays, nos actions s’articulent autour de six combats politiques : Droits et santé sexuels et reproductifs (dont le droit à l’avortement) Migration, exil, droits et santé Réduction des risques Santé environnement Droits et système de santé Espaces humanitaire Contribuez à l'impact humanitaire, depuis le siège L’engagement de Médecins du Monde dépasse le terrain. Au siège, vous soutenez les projets, accompagnez les équipes et garantissez la qualité des actions menées. Les missions internationales sont pilotées par la Direction des opérations internationales (DOI), basée au siège, en lien avec les acteurs et actrices sur le terrain ainsi qu'avec les cadres de la structure associative. Regroupant une soixantaine de personnes, la DOI est composée de pôles géographiques, d'une cellule d'urgence, d'un service sécurité et d'un service dédié au développement institutionnel. Pourquoi nous avons besoin de vous L'attachée de direction à la DOI s'appuie sur un binôme constitué d'un assistant et d'une assistante de pôle géographique. Le poste est ouvert dans le cadre d'un remplacement temporaire de l'assistante. Souvent influencée par les urgences, la charge de travail du binôme est dense la plupart du temps. Le non-remplacement - même temporaire - de l'assistante de pôle géographique entrainerait un risque réel d'encombrement des circuits de validation, influencerait négativement la régularité des transferts financiers vers les programmes internationaux et alourdirait la charge de travail des autres collègues, que ce soit sur les terrains ou au siège. Le remplacement apparaît indispensable à la continuité des opérations. Le poste d'assistant ou d'assistante de pôle géographique est un poste pivot, essentiel au bon fonctionnement de la DOI. La réussite repose sur la rigueur, l'organisation, la fiabilité, la discrétion, le sens du service et l'aisance relationnelle avec des indicateurs multiples. C'est un rôle exigeant, mais également la structure vertébrale de l'appui aux missions. Vos missions Réaliser et transmettre les documents dans le respect des délais pour les ouvertures / (ré)-enregistrements / fermetures des missions, pour les procurations bancaires et pour la représentation, légalisations/apostilles et traductions assermentées Assurer l' organisation logistique et administrative des réunions régulières et des ateliers de pôles géographiques Mettre en signature les différents documents administratifs émanant des pôles géographiques et suivre leur validation Accueillir les nouvelles recrues au sein des pôles géographiques Suivre le budget de fonctionnement en collaboration avec les responsables de pôle Mettre à jour des tableaux de bord de suivi Suivre le circuit de validation des virements bancaires émanant du terrain Assurer le suivi logistique et informatique des commandes terrain sur le logiciel Qualiac Assurer l' interface quotidienne entre le siège et les programmes internationaux. Les résultats de votre travail se mesureront à la fluidité du fonctionnement de la DOI. Parmi les principales attentes figurent: l'absence de retard dans les différents dossiers, la continuité du binôme, la conformité des circuits de validation et le respect des calendriers des demandes de transferts financiers, et des relations professionnelles stables et fluides avec les services support et les terrains. Vos collègues Vous serez sous la responsabilité hiérarchique de Louise MEYER, attachée de direction à la DOI. Chaque lundi, une réunion de service permet de faire le point sur les dossiers en cours, les tâches à venir et la présence souhaitée au siège. Reconnue pour son professionnalisme discret, l'équipe fonctionne comme un collectif soudé au sein duquel la communication est simple et la collaboration prime. L'ambiance de travail y est saine, sereine et efficace. Vous travaillerez également en étroite collaboration avec l'ensemble des collègues de la DOI (responsables de pôle géographique, responsables de desk, personnes en charge des programmes), des services support (cellule voyage, contrôle de gestion, direction financière et juridique, direction achats, logistique & informatique) et des équipes terrain. Ce que vous pouvez attendre de nous Vous bénéficierez d’un environnement stimulant pour contribuer à un appui efficace aux activités opérationnelles des différents pôles géographiques. La diversité des tâches vous permettra de renforcer vos compétences techniques et comportementales, notamment en matière d'anticipation des besoins, de méthode et de priorisation au quotidien. Votre Profil Vous êtes la bonne personne si… Vous avez une formation supérieure, type BTS secrétariat trilingue ou DUT GEA, et/ou avez une expérience en secrétariat ou en gestion administrative en environnement international. Vous parlez couramment le français et l'anglais à l'écrit comme à l'oral (niveau B2 minimum). Vous avez des expériences et/ou des compétences en matière de gestion documentaire, d'organisation logistique (réunions et ateliers) et de suivi financier. Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office, Internet et bases de données). Vous faites preuve de rigueur et de discrétion. Vous savez vous adapter. Vous avez l'esprit d'équipe et êtes à l'aise en communication interpersonnelle. Ce poste n’est pas pour vous si… Vous ne jouez pas "collectif". Vous manquez d'écoute et n'avez pas le sens du service. Vous n'avez pas le sens de l'organisation. Vous voyez le poste avant tout comme une simple porte d'entrée vers le terrain. Vous craignez ne pas vous retrouver dans les valeurs et le positionnement militant de Médecins du Monde. Les prochaines étapes Postulez rapidement. Sous réserve d'un nombre jugé suffisant de candidatures, l'annonce sera dépubliée dès le 26 janvier. Si votre candidature est sélectionnée, nous vous contacterons rapidement pour vous proposer un entretien RH avec un ou une chargée de recrutement dans le courant de la première semaine de février au plus tôt. Il vous sera éventuellement demandé d'envoyer une lettre de motivation à l'issue de l'entretien RH. Les entretiens managériaux auront lieu la deuxième semaine de février au plus tôt. Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, des vérifications d’antécédents sur listes internationales pourront être effectuées. Les données sont traitées de façon confidentielle et sécurisée. Plus d’infos : http://bit.ly/3CSThBs Un extrait de casier judiciaire (B3) sera demandé à toute personne recrutée. Nous attendons votre candidature. Nous n’avons besoin que de votre CV. Si vous pensez correspondre à ce poste, postulez ! Vos conditions d’emploi Vos conditions d’emploi Contrat & statut : Salaire brut mensuel de 2 742 € CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible et jusqu'au 31 août 2026 Statut employé Période d’essai de 14 jours Les avantages : Accord de télétravail : jusqu’à 110 jours par an (présence minimale 5 j/mois), moyennant validation de chaque jour de télétravail par la responsable hiérarchique, le poste nécessitant une présence régulière au siège 13e mois (pour les salarié.e.s ayant plus de 6 mois d’ancienneté) Tickets restaurant de 9,00 € (participation MdM à 60%) Mutuelle prise en charge à 100% MdM favorise la formation et la mobilité interne Les indispensables : 5 semaines de congés 22,5 RTT par an Remboursement 50% du titre de transport Engagement fort en faveur de l’inclusion et de la lutte contre toutes les discriminations Cadre de travail : Travail sur écran, en open space Communication orale et téléphonique Posture assise prolongée Diversité et inclusion MdM s’engage pour l’insertion des personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Si vous bénéficiez d’une reconnaissance de la qualité de travailleur.se handicapé.e et/ou si vous avez besoin d’un aménagement de poste, n’hésitez pas à nous en faire part.