Agent administratif h/f / secrétariat institut des agents infectieux - virologie cnr entérovirus/ institut des agents infectieux/ centre de biologie et pathologie nord/ groupement hospitalier nord

À propos de nous

La Direction des Plateaux Médico-Techniques (DPMT) regroupe deux pôles d’activité médicale (PAM : le pôle imagerie et le pôle de biologie et anatomie pathologique (BAP). Le PAM BAP comprend des activités de biologie médicale, d’anatomie et cytologie pathologiques (ACP), de biotechnologies et des activités cliniques de consultation. Les différents services de biologie et ACP, constituent un laboratoire unique nommé Laboratoire de Biologie Médicale Multi-Sites (LBMMS) dont l'activité est articulée autour de 3 centres de biologie et pathologie (CBP) : Centre de Biologie et de Pathologie Nord (CBPN), Centre de Biologie et de Pathologie Sud (CBPS), Centre de Biologie et de Pathologie Est (CBPE). Il comprend aussi le service d’immunologie biologique de l’hôpital Edouard HERRIOT (HEH) et le service de biologie de la reproduction situé à l’HFME.


Mission

L’Institut des Agents Infectieux (IAI) regroupe les activités de Virologie, Bactériologie et Parasitologie-Mycologie en plateaux technologiques de biologie moléculaire, sérologie, et en secteurs conventionnels. A cela, s’ajoutent 4 Centres Nationaux de Référence de Bactériologie et de Virologie. L'IAI est situé sur le site de l'hôpital de la Croix-Rousse.

Le secrétariat IAI se situe au 2ème étage du Centre de Biologie. Il est composé de 12 secrétaires dont 2 sont responsables de l’accueil physique et téléphonique, 4 gèrent la bactériologie, 4 la virologie et 2 le service de myco-parasitologie. Celles-ci sont plus particulièrement attachées aux différents Centre Nationaux de Références. Pour la bactériologie, 2 s’occupent des CNR des staphylocoques, 2 de celui des Légionnelles. Pour la virologie, 2 pour le CNR de la grippe et 2 pour le CNR des entérovirus.

DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil physique et téléphonique

· Informer les appelants de la disponibilité des résultats ou transmettre les appels vers les personnes demandées

· En cas de demande de résultats, orienter vers les biologistes d'astreintes concernés

· Accueil et orientation des visiteurs et signature du registre pour tous les secteurs IAI

Gestion du courrier :

· Mise sous enveloppe des résultats extérieurs, adressage de résultats urgents par FAX

· Mise à jour des différents fichiers

Tâches bureautiques et divers :

· Gestion des réunions des comités direction et plateaux (salle, invitations)

SECRETARIAT SPECIFIQUE VIROLOGIE HORS CNR

Tâches générales

· Gestion des dossiers personnels des biologistes (DPC)

· Gestion des plannings des biologistes (absences, formations, congrès (Chronotime).

· Suivi des ordres de mission

· Gestion administrative des rapports DAN (ARS, etc.), ANSM

· Accueil et encadrement des visiteurs

· Organisation des réunions de service (réservation de salle, gestion des archivages des CR…)

· Elaboration et suivi des modèles à entête

· Travaux divers pour Biologistes

· Gestion des demandes d’articles pour les biologistes ou autres

· Gestion dans Kalilab : suivi des dossiers des biologistes (habilitations, formations…), gestion des CR de réunion dans K,

gestion documentaire

Tâches routine Virologie

· Gestion des DAN, IML, HPV

· Gestion des AES/DONS

· Gestion des MersCov

· Gestion des études

· Gestion de la sous-traitance

· Gestion des séquençages VIH

· Gestion d’autres dossiers de virologie

· Vérification de l’enregistrement des prélèvements extérieurs aux HCL

· Enregistrements des contrôles qualités « EEQ, QCMD, WHO »

· Gestion des non-conformités et des réclamations d’identitovigilance (Glims, kal)

SECRETARIAT SPECIFIQUE CNR Entérovirus et Parechovirus

- Gestion des appels téléphoniques et correspondance avec les partenaires du CNR

- Enregistrement des demandes d'analyses adressées au CNR (Glims, excel)

- Vérification de l’enregistrement des prélèvements extérieurs aux HCL (sérologies poliovirus)

- Gestion des non-conformités et des réclamations d’identitovigilance (Glims, kalilab)

- Gestion du site web du CNR

- Gestion des non-conformités et des réclamations d’identitovigilance (Glims, kalilab)

- Gestion du site web du CNR

o Saisie des données clinico-épidémiologiques et des résultats virologiques

o Interlocuteur privilégié des membres du RSE en support technique pour la saisie de leurs données sur le site web

- Réalisation de bilans d’activités et préparation de données pour les rapports d’activités annuels : extractions Glims, réalisation des statistiques d’activité à partir du site web, exploitation des résultats dans Excel, mise en forme word de rapports


Profil

· Assurer un accueil téléphonique

· Constituer des dossiers administratifs

· Gestion administrative

· Connaissances bureautiques Outlook, Word,

· Utilisation maîtrisée d’Excel en particulier gestion de base de données, formules de calculs

· Connaissance de Chronotime, Glims, Kalilab sera un plus