Le poste
Exigence institutionnelle
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.
Lieu d’exerciceSite Hôpital Couple Enfant – Tranche 1 – 2ème étage.
Dénomination du poste : Catégorie : B
Fonction : Assistante Médico Administrative
Affectation : Coordination DPI
Pourcentage de travail : 80 % (DS le vendredi)
Missions du service :
Le Diagnostic Pré Implantatoire (DPI) est proposé aux couples à risque de transmettre à leur enfant une maladie génétique d’une particulière gravité et incurable.
L’équipe est composée de 2 A.M.A., 8 médecins (généticiens, biologistes, cliniciens), 3 sage femmes, 1 psychologue.
Profil recherché
Activités traditionnelles de secrétariat :
1. Accueil physique et téléphonique.
2. Prise de rendez-vous et gestion des agendas (Easily).
3. Préparation administrative des consultations (vérification documents, création liens téléconsultations).
4. Elaboration des demandes de prise en charge à 100%, ententes préalables – CERFA
5. Gestion des consultations (accueil, vérification identito vigilance, mise à jour informatique des modifications administratives, cotations des consultations).
6. Gestion de la boite mails : répondre ou orienter les demandes aux différents spécialistes.
7. Réception et tri des courriers postaux.
8. Transmission d’informations.
Activités spécifiques de l’A.M.A de coordination DPI :
9. Gestion du dossier patient dans le logiciel MEDIFIRST AMP
10. Enregistrement des patients (création et mise à jour)
11. Enregistrement des documents (consentements, analyses, compte rendus extérieurs…)
12. Relance pour l’obtention des documents légaux obligatoires au dossier.
13. Elaboration des compte rendus de consultations et de résultats d’analyses.
14. Préinscription des patientes pour Fécondation In Vitro DPI, et, Transferts d’embryons congelés DPI et suivi des dossiers :
15. Fiche support à compléter (info admin, info cycle menstruel, traitements de stimulation ovarienne…)
16. Vérification consentements des patients.
17. Staffs hebdomadaires DPI = présentation des dossiers de demande des couples : Préparation et participation.
18. En lien avec l’équipe des sagefemmes, préparation de la liste des dossiers à présenter.
19. Prise de note et enregistrement pour suites à donner aux couples, en lien avec les sagefemmes.
20. Vérification de la fiche de soumission au CPDPN (Comité Pluridisciplinaire Diagnostic Pré Natal).
21. Préparation du rapport d’activité en lien avec les sagefemmes et les coordonateurs : rendu ABM
22. Participation pro active aux Assemblées Générales de la Coordination DPI.
23. Participation à l’élaboration du bilan d’activité (nombre de prise en charge, délai de prise en charge).
24. Préparation ordre du jour.
25. Transmission / invitation.
26. Coordination de l’assemblée.
27. Indicateurs qualités liés à l’activité de laboratoire :
28. Préparation de la présentation semestrielle.
29. Mise à jour des procédures (correction, création).
30. Participation éventuelle à des présentations extérieures.
31. Participation aux réunions du service AMP, du Centre AMP/CECOS, aux Assemblées générales du Service génétique génomique et procréation, Assemblées Générales du Centre AMP/CECOS.
Poste télétravail : 1 j / 2 semaines (Décision de service)
Gestion de la boite mail. Compte rendu de laboratoire. Procédures qualité.
Les activités spécifiques des postes sont susceptibles de modifications selon l’évolution des pratiques et des activités de la coordination DPI.
Les compétences et qualités fonctionnelles requises :
32. Maitrise de l’expression française écrite et orale
33. Connaissance et maitrise des logiciels de bureautique : OUTLOOK, WORD, EXCEL ; et des logiciels institutionnels : Easily. (Logiciel spécifique supplémentaire : MEDIFIRST AMP)
34. Adaptabilité à la charge de travail.
35. Rigueur dans l’organisation du travail.
36. Procédure SIERRA, et conduite à tenir en cas d’incendie
37. Autonomie et esprit d’initiative
38. Respect du cadre de travail
Les compétences et qualités relationnelles requises :
39. Savoir travailler en équipe : travail en lien étroit avec les sages-femmes et l’équipe médicale.
40. Capacités d’organisation, d’adaptation, du sens de l’anticipation et de réactivité.
41. Capacité à transmettre l’information.
42. Respect de la confidentialité, discrétion.
43. Rendre compte à sa hiérarchie.
Liens hiérarchiques :
Le Cadre médico administratif (N+1)
Le Cadre supérieur de gestion (N+2)
Le Directeur Délégué (N+3)
Liens fonctionnels :
44. Avec les équipes médicales et paramédicales de tout le secteur.
45. Avec les services de soins, de consultations et autres services médico techniques du CHUGA.
46. Avec le bureau des entrées.
47. Avec les secrétariats et les équipes médicales et paramédicales des hôpitaux ou autres structures médicales spécialisées au niveau national.
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