Gestionnaire administratif (h/f)

Vos missions en quelques mots Le gestionnaire administratif assure certains aspects de la gestion administrative du pôle afin de garantir le bon fonctionnement quotidien. Activités principales : - Instruire les procédures de gestion administrative courantes et proposer un premier niveau de prise en charge des dossiers en lien avec les services compétents ; - Instruire les dossiers en veillant à leur régularité administrative et juridique ; - Conseiller et informer les demandeurs et les interlocuteurs sollicitant la DDETS ; - Assurer la gestion courante du fonctionnement du pôle (courrier, téléphone, organisation de réunion…). Missions : 1 - en soutien aux assistantes du pôle cohésion sociale : - Assiste, en lien étroit avec les assistantes de pôle, le chef de pôle et les cadres du service dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service ; - Organise les réunions techniques à la demande des chefs de service et selon leurs besoins : convocations diffusion, réservation des salles - Gère le courrier et le répartir sur les services - Tient à jour le planning des congés des agents du pôle ; - Assure le suivi des commandes de fourniture ; - Assure en soutien aux assistantes l’accueil téléphonique du pôle ; - Gère en soutien aux assistantes la boîte fonctionnelle du pôle : relevé quotidien, ventilation auprès des agents, suivi des réponses. - Assure le classement et l’archivage de documents ; 2 - Coordonne les demandes d’admission et de renouvellement à l’aide sociale Hébergement dans le cadre de l'aide sociale de l’État (en polyvalence avec la 2ᵉ assistante) ; 3 - Instruit les demandes et renouvellements d’agrément (IML/ISFT) des associations agissant en faveur du logement et hébergement des personnes défavorisées et établie une fiche récapitulative de la demande pour avis aux référents territoriaux ; 4 - Assure, via l’application « Chorus » le conventionnement de l’Aide Sociale Etat et la liquidation sur le BOP 304 : versements des allocations aux bénéficiaires de l’ « », établissement des arrêtés et décisions individuels, paiement des frais d’hébergement auprès des EHPAD. Suivi de la consommation des crédits et identification des besoins. Informations aux notaires sur le règlement des successions. 5 - Domiciliation : établit les rapports d’activités, assure le secrétariat du comité départemental, organise les réunions notamment dans le cadre du schéma départemental de la domiciliation. Profil recherché E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…) Connaissances : - Environnement Institutionnel et Administratif : M - Cadre législatif et réglementaire notamment dispositions du CASF : M - Politiques sociales : M - Principes de la loi organique relative aux lois de finances : N - Règles de la gestion budgétaire et comptable publique et privée : M - Techniques d'inspection et d'investigation: M - Élaboration de schémas, documents de programmation: M Savoir-être : - Avoir le sens de la diplomatie / de la médiation : M - Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse : M Savoir-faire : - Animer une équipe: M - Créer et animer un réseau de partenaire: M - Réaliser un diagnostic / une analyse : M - Conduire un projet: M - Être force de proposition sur les orientations à mettre en œuvre: M - Gérer et analyser un budget, un compte administratif, un bilan: A - Analyser et maitriser les risques (notamment ceux induits par les choix budgétaires): M - Resituer l’activité de suivi budgétaire dans les problématiques sociales: M - Établir une gestion prévisionnelle des enveloppes: M - Mettre en œuvre les méthodes d’inspection et de contrôle: M Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Compétences attendues Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : de l'intégration des étrangers et de la tarification Localisation Localisation : 38 cours Clémenceau - Rouen Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire