Responsable du service des affaires générales et des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Située à 55 km de Paris et à 19 km de Disneyland Paris, la commune de Nanteuil-lès-Meaux (Communauté d'Agglomération Pays de Meaux) et ses 7 000 habitants conjuguent les atouts de la proximité de la capitale avec les avantages d'un environnement semi-rural préservé. Nanteuil-lès-Meaux est une ville dynamique, aux nombreux projets. Elle bénéficie d'un tissu associatif riche et propose de nombreuses manifestations.
Sous la responsabilité de la Directrice Générales des Services, vous aurez en charge le pilotage du Service des affaires générales et des assemblées regroupant :
-l’état civil
-les titres d’identité
-les élections
-les affaires générales
-le cimetière
-la gestion du conseil municipal et des actes administratifs
-les assurances responsabilité civile, protection juridique, dommages aux biens

Vous participerez à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de population.
Vous encadrerez 2 agents administratifs, organiserez leurs missions et identifierez les priorités. Missions / conditions d'exercice Missions/conditions d’exercice
En collaboration avec la Directrice Générale des Services vous exercerez les missions suivantes :
-Organiser les conditions d’accueil physique et téléphonique des administrés et pilotage du projet de modernisation du pôle accueil
-Gérer les plannings des agents d’accueil/état civil et titres d’identité, définition de la répartition des missions, tenue de tableaux de bord, développer la polyvalence des agents par un accompagnement
-Assurer les fonctions d'officier d'état civil
-Assurer le bon déroulement des traitements des dossiers relatifs aux cartes nationales d'identité et de passeports.
-Gérer le service élection et l’organisation des opérations électorales (vérification des listes électorales, organisation des scrutins, contrôle des opérations, etc.)
-Encadrer l’agent chargé de la gestion administrative du cimetière, mise en place d’une cartographie dématérialisée du cimetière
-Superviser le processus de traitement du courrier (postal et courriels) et être force de proposition vers une démarche d’évolution du traitement du courrier dans une logique d’amélioration du service rendu aux habitants
-Être force de proposition pour la mise en place d’un guichet unique et d’un accueil numérique
-Rédiger les actes administratifs (arrêtés municipaux, décisions du Maire, délibérations)
-Préparer les dossiers des séances du conseil municipal :
oPréparer les ordres du jour, les convocations, les notes de présentation et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
oAssurer le bon déroulement de la présentation des actes lors du conseil municipal
oAssurer le suivi des délibérations auprès de la préfecture
-Procéder à la dématérialisation des actes juridiques
-Assurer une veille juridique et administrative dans tous les domaines d’intervention
-Mise en ligne des marchés publics des différents services sur la plateforme maximilien
-Gestion des assurances responsabilité civile, en collaboration avec les services techniques

Encadrement de l'équipe :
-Assurer l’encadrement de 2 agents
-Animer les réunions d’équipe
-Recueillir et suivre les besoins en termes de formation des agents du service
Vous participerez directement à des activités d’accueil des administrés. Vous veillez au bon respect des procédures par les agents du pôle ; vous êtes le garant de l’éthique du service public et de la qualité d’accueil des usagers.
Vous gérerez les différents services du pôle Population suivant une politique transversale de conduite du changement : déploiement de l’e-administration, de la dématérialisation des procédures et la dématérialisation des relations avec le citoyen, création d’un accueil numérique. Profils recherchés Profils recherchés
* Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un service affaires générales/état civil/élections
* Connaissances générales de l'organisation d'une collectivité territoriale et du processus décisionnel
* Connaissances en matière d'état-civil, de législation funéraire, d'élections,
* Maîtrise des procédures administratives
* Capacité à encadrer et fédérer une équipe
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Qualités rédactionnelles
* Rigueur et sens de l'organisation
* Bonnes capacités relationnelles, d’analyse et de synthèse, aisance rédactionnelle
* Discrétion professionnelle
* Connaissance du logiciel Berger LEVRAULT et de la plateforme ELIRE serait appréciée
Permanences un samedi matin sur deux, célébration de mariages
37H50/semaine, 25 congés + 15 RTT, poste ouvert au télétravail après une période d'adaptation de 4 mois.
Rémunération aux conditions statutaires, régime indemnitaire, prime de fin d'année, chèques cadeaux. Bénéficiaire du CNAS, possibilité participation Mutuelle santé et prévoyance