Agent administratif polyvalent - mairie d'ottange

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la responsable du service administratif, l’agent assurera les missions suivantes Missions principales : • Accueil physique et téléphonique du public • Traitement du courrier et des mails • Renseignement et orientation des usagers • Suivi des dossiers d’urbanisme (réception, enregistrement, transmission) • Gestion des locations de salles • Gestion de la partie associative (demandes diverses, demande de subventions, planning des salles) Missions secondaires : • Gestion des demandes en matière d’état civil (actes, dossiers, informations) • Participation aux actions de communication (affichage, diffusion d’informations municipales) • Utilisation du logiciel JVS ON LINE pour la gestion administrative Sous l’autorité de la responsable du service administratif, l’agent assurera les missions suivantes Missions principales : • Accueil physique et téléphonique du public • Traitement du courrier et des mails • Renseignement et orientation des usagers • Suivi des dossiers d’urbanisme (réception, enregistrement, transmission) • Gestion des locations de salles • Gestion de la partie associative (demandes diverses, demande de subventions, planning des salles) Missions secondaires : • Gestion des demandes en matière d’état civil (actes, dossiers, informations) • Participation aux actions de communication (affichage, diffusion d’informations municipales) • Utilisation du logiciel JVS ON LINE pour la gestion administrative Profil recherché CONNAISSANCES THÉORIQUES ET SAVOIR FAIRE  Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation  Savoir écouter, comprendre et renseigner clairement le public  Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil  Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’urbanisme  Connaître le cadre réglementaire qui entoure les élections  Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes communaux  Connaître le cadre réglementaire en matière d’archivage des documents administratifs  Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques  Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur  Polyvalence et gestion simultanée de plusieurs dossiers  Connaître les droits et obligations des usagers SAVOIR-ETRE : comportement, attitudes, qualités humaines  Qualités relationnelles et d’écoute, patience et diplomatie  Expression orale claire et esprit de synthèse  Qualités rédactionnelles  Autonomie  Ponctualité  Rigueur, méthode, organisation et respect des délais réglementaires  Adaptation et travail en équipe  Capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress et gestion de la polyvalence et des priorités  Discrétion professionnelle  Disponibilité (remplacement, réunions…)  Réactivité, gestion des pics d’activités, initiative, anticipation  Bonne attitude, comportement adapté  Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.