Coworking officer f/h

L'entreprise

Au cœur du XVIIᵉ arrondissement, entre le parc Monceau et Batignolles, La Fondation dévoile un lieu exceptionnel de plus de 10000m2 imaginé par les designers Roman & Williams.



Il accueille en son sein un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, ainsi qu’un club de sport intégrant un mur d’escalade et une piscine semi-olympique chauffée.
Cette résidence d’esprits libres donne un nouveau sens au mot hospitalité en proposant une expérience holistique inédite au coeur de Paris.



L’art tient le rôle principal de cette scénographie savamment étudiée.
Au sein de cette adresse unique : 58 chambres dont 3 suites réparties sur 7 étages permettent aux voyageurs de s’immerger dans le luxe discret des lieux.



Avec ses deux restaurants et son rooftop avec vue à 360° sur Paris, La Fondation s’impose comme le repère des épicuriens de la capitale. La brasserie La Base met à l’honneur des plats simples, frais et gourmands avec des produits de saison, bio et locaux. Le Restaurant emblématique de La Fondation, au 8e étage propose une cuisine française moderne de saison dans un cadre raffiné.



Refuge préservé de l’agitation quotidienne, le spa offre quant à lui des moments de douceur inégalés. Les adeptes du sport se retrouvent dans l'espace fitness équipé des dernières technologies pour des entraînements pointus encadrés par des athlètes de rénom.


Description du poste

Nous cherchons actuellement un Coworking Officer pour compléter l'équipe des bureaux. Les principales missions sont :



Accueil & renseignements

* Vous êtes l’interlocuteur privilégié de nos locataires et vous assurez le bon déroulement de leur accueil et de leurs journées de travail
* Vous gérez le flux des visiteurs et veillez minutieusement à leurs besoins
* Vous gérez les badges pour les arrivées et les départs de tous les visiteurs sur site
* Vous assurez la gestion de tous les appels téléphoniques de l’accueil de l’immeuble de bureaux
* Vous assurez la bonne réception, la distribution et l’envoi du courrier des locataires
* Vous êtes garant du bon déroulement du parcours visiteurs à l’image des demandes de l’entreprise
* Vous appliquez scrupuleusement les standards et procédures en vigueur, dans un souci d’exigence pour la qualité du service client.
* Vous incarnez l’image et la réputation de La Fondation et êtes capable de répondre à toutes questions sur l’intégralité des services de l’immeuble
* Entretenir et développer une relation de confiance avec les clients mais aussi avec l’ensemble des autres départements de La Fondation
* Vous traitez les communications dans la boite mail du service et répondez dans l’heure aux clients



Gestion de l’immeuble de bureaux

* Vous vous assurez que les bureaux, les espaces de collaboration et espaces événementiels soient parfaitement propres, équipés et configurés selon les spécifications du client et prêts à l’emploi
* Vous réalisez des rondes dans les étages selon le planning en vigueur pour s’assurer de la propreté de tous les espaces privés des clients de l’immeuble
* Vous assurez que tous les produits accessibles aux clients soient toujours à leur disposition (café, thé, etc.).
* Vous valorisez et proposez les services à disposition dans l’établissement auprès des clients
* Vous renseignez efficacement la clientèle et répondez aux demandes exceptionnelles de conciergerie dans les meilleurs délais, en étroite collaboration avec la direction.
* Vous gérez des tâches administratives quotidiennes pour la gestion et l’organisation de l’espace

Animation et événementiel

* Vous aidez à la mise en place des salles de réunion et de conférence selon la demande des clients
* Vous assurez la mise en place du service de restauration pour les petits déjeuners, les déjeuners, et les pauses
* Vous assistez lors des grands évènements organisés dans l’enceinte de l’immeuble de bureaux
* Vous êtes force de proposition dans le développement des animations à destination des résidents
* Vous aidez à l’organisation et la gestion des événements et animations proposés à notre clientèle

Coffee Shop

* Préparation des boissons chaudes et froides : Cafés, thés
* Connaissance des produits : Comprendre et expliquer les différentes variétés de café, les méthodes de préparation et les ingrédients utilisés.
* Accueil des clients : Saluer les clients de manière amicale et professionnelle.
* Prise de commandes : Utilisation de systèmes de point de vente pour enregistrer les commandes et les paiements.
* Entretien du matériel : Nettoyage et maintenance des machines à café, blenders, et autres équipements.
* Respect des normes d'hygiène et de sécurité : Application des règles sanitaires pour garantir la sécurité alimentaire.
* Organisation d'événements spéciaux : Participer à l'organisation d'événements promotionnels et d’animations à destination des locataires/adhérents.
* Rapports de vente : Tenir des registres des transactions et préparer des rapports financiers.

Technique

* Vous remontez tout problème technique au département concerné et vous faite le suivi
* Vous maitrisez les logiciels utilisés pour la bonne gestion de l’espace
* Vous faites preuve d’une aisance informatique, comprenant la maitrise d’Excel

Ces missions ne sont pas exhaustives et ne sont données qu’à titre indicatif. Le collaborateur pourra être amené à réaliser toute activité permettant de remplir la mission générale du poste.



Les plus du poste :

* Rôle polyvalent, diversité des tâches
* Travail en équipe
* Environnement de travail premium, en plein cœur de Paris
* Possibilité de prendre des initiatives et d’être force de proposition sur des sujets variés

Profil recherché

PROFIL :

* Vous avez au moins une première d'expérience dans la gestion de tiers lieux, de coworking ou d’événements.
* Vous êtes très dynamique, créatif et organisé.
* Vous avez capable de maintenir un très haut niveau de service.
* Vous avez d'excellentes compétences en communication, à l'oral comme à l'écrit, avec la capacité d'interagir avec des personnes de tous les niveaux de l'organisation.
* Vous êtes capable de répondre rapidement et efficacement aux demandes et aux situations imprévues.
* Vous avez une très bonne maitrise de l’anglais et du français (oral et écrit). La connaissance d’autres langues étrangères est un plus
* Vous êtes attentif aux autres et à l'environnement qui vous entoure
* Vous savez garder une attitude positive et amicale à tout moment
* Vous avez des compétences organisationnelles nécessaires pour bien gérer le temps, hiérarchiser efficacement et piloter plusieurs échéances