Assistant de direction - pôle finances (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Le pôle Finances et Commande publique recrute un(e) assistant(e) de direction, en charge d'apporter une aide permanente au pôle en termes d'organisation, de gestion, de planification, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers de la Ville et de l’ARC. Missions / conditions d'exercice Assister le DGA, les directeurs et chefs de service du pôle,
Gestion de l’agenda du DGA,
Suivi et préparation des dossiers pour les réunions,
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel…)
Organisation et planification de l’ensemble des réunions relevant du pôle notamment l’organisation des CAO, CDSP, CCSPL, CCID, CIID, etc.
Prise de notes et participation à l’élaboration de comptes rendus de réunions
Rédaction et envoi des convocations pour signature par le Président des commissions,
Rédaction des courriers relatifs aux subventions Ville et ARC
Réservation des salles, invitation des élus en veillant à respecter le quorum avec organisation, le cas échéant, de visio-conférences,
Réception, traitement et diffusion d'informations au sein du pôle
Suivi et gestion des courriers dans le logiciel MAARCH,
Suivi et traçabilité des arrivées et départs de courriers du pôle,
Classement et archivage des dossiers
Gestion de la Taxe locale de publicité extérieure sur GEODP et émission des titres
Émission des titres de recette des loyers des biens immeubles de l’ARC
Suivi et mandatement des subventions événements sportifs
Gestion des amendes de police de la ville, du CCAS de Compiègne et de l’ARC
Élaboration des dossiers de fonds de concours nouveaux dispositifs Profils recherchés Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d'une collectivité
Connaissance et expérience des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissances de base de la comptabilité publique
Excellente expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
Analyse et gestion des demandes d’information
Aptitude à travailler en équipe
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon relationnel, bonne présentation
Forte capacité d’organisation
Polyvalence, rigueur et méthode
Bonne capacité de résistance au stress